Vad betyder "Fel i validering av totaler" / "Error in totals validation"?

Vad betyder denna varning, och hur löses problemet?

En vanlig varning i loggen är: "Fel i validering av totaler

Denna varning betyder att det finns en skillnad i order- och/eller momstotalerna mellan webbutiksordern och fakturan/ordern i bokföringen.

Som en säkerhetsåtgärd validerar integrationen totalerna mellan webbutik och bokföring för att säkerställa att beloppen stämmer innan fakturan bokförs.

Om det finns en skillnad mellan beloppen på ordersumman eller momssumman, kommer integrationen underlåta att bokföra fakturan, och istället skapa den som fakturautkast

Vanliga orsaker till skillnader:

Det kan finnas flera olika orsaker till att en skillnad uppstår.

För att undersöka vad som orsakar skillnaden bör du jämföra beloppen på webbutiksordern med fakturan/ordern i bokföringen för att ta reda på hur de skiljer sig åt.

Nedan beskrivs typiska orsaker till skillnader samt lösningsmöjligheter:
Övergripande är det viktigt att förstå att beloppen från webbutiksordern inte bara kan överföras direkt till motsvarande fält i bokföringen, utan att moms och rabatter måste omräknas i bokföringen utifrån de momsregler etc. som har ställts in.

Vara utan moms i webbutik matchas med momspliktig vara i bokföring:

Hur känns denna skillnad igen?

Den enskilda varan är belagd med moms på fakturan/ordern i bokföringen, och har därför på fakturaraden ett högre pris än på motsvarande orderrad på webbutiksordern.

Orsak till differens:

Webbutiksordern anger inte att moms har tagits ut för en vara, eftersom momsen är inkluderad i varans pris. Eftersom varan är skapad i en momspliktig grupp i bokföringen, läggs moms till utöver priset, då integrationen behandlar priset som exkl. moms.

Differensen uppstår eftersom det inte finns en dedikerad momshantering inställd i webbutiken, som beräknar momsen till exkl. moms-priset på ordern.

Lösningar:

Detta fel kan lösas på tre sätt:

1) Aktiver moms i webbutiken och ställ in momssatser. Ta bort momsen från samtliga varors pris i webbutiken. Därefter kommer moms automatiskt att läggas till på framtida ordrar i webbutiken. Även om det kan vara mycket arbete förknippat med detta, är det i de flesta fall den bästa lösningen – särskilt med tanke på internationell skalning av din verksamhet.
Obs: avslutade ordrar i de flesta webbutiker inte kan omräknas automatiskt enligt ny momsinställning, då försäljningen till kunden redan är avslutad.

2) På de flesta IEX webbutiksmoduler kan det i inställningarna anges att priserna är inmatade inklusive moms i webbutiken, så att integrationen vet att den ska inkludera moms i beloppen. Det måste dock fortfarande finnas momssatser inställda i webbutiken, så att integrationen kan läsa vilka momssatser som ska användas.

3) Flytta varan till en icke-momspliktig grupp i bokföringen, om moms inte ska beräknas på försäljningen.

Omräkning av rabatt, där den omräknas till procentsats:

Hur identifieras denna differens?

Rabattprocenten, som oftast anges i hela tal på webbutiksordern, har ett annat belopp (ofta med ojämna decimaler) på fakturan/ordern i bokföringen.
(IEX support kallar ofta detta en öresdifferens

Orsak till differens:

I webbutiken har en rabatt getts i ett fast belopp. I bokföringen ska denna rabatt hanteras via en procentsats. Rabatten har därför omräknats till en procentsats i webbutiken, där fler decimaler är tillåtna än vad som är tillåtet för procentsatsen i bokföringen. Procentsatsen avrundas därför innan rabattbeloppet omräknas på fakturan/ordern i bokföringen, och en öresdifferens uppstår därför.

Exempel:

En produkt till ett rekommenderat pris på 5899 kr har sålts med en rabatt på 500 kr i webbutiken.Detta ska hanteras som en procentsats i bokföringen, och webbutiken omräknar rabatten till 8,476012883539582%. Denna rabatt i procent avrundas uppåt till 8,48%i bokföringen, då bokföringen endast tillåter 2 decimaler i procentsatsen.

När rabatten omräknas i bokföringen, sker följande beräkning: (5899 kr./100) x 8,48 = 500,2352 kr.

Därför uppstår en differens på 0,2352 kr.

Ju högre priset på varan är, desto högre blir differensen.

Lösningar:

Detta fel kan lösas på två sätt:

1) Under inställningarna för din bokföring i IEX kan du aktivera en funktion som kallas "Öreavrundning". Detta kommer att lägga till en fakturarad som tillskriver/tar bort differensen på örenivå.

Här ska du lägga till ett artikelnummer (t.ex. diff), en beskrivning för raden (t.ex. öresdifferens) och en tolerans för hur stor differensen får vara (t.ex. 0,10 för 10 öres tolerans).
Detta artikelnummer måste du först skapa manuellt i bokföringen i en icke-momspliktig artikelgrupp.

2) Begränsa antalet decimaler som kan användas i webbutiken till 2 decimaler.

Priser hanteras utan decimaler i webbutiken:

Hur känns denna differens igen?

Moms har beräknats i både webbutik och bokföring, men momstotalen stämmer inte mellan webbutik och bokföring. På en eller flera orderrader finns det en differens på örenivå – typiskt på 0,25, 0,50 eller 0,75 per orderrad.

Orsak:Användning av decimaler är inte aktiverat i webbutiken, och därför debiteras inte momsen korrekt i webbutiken.

Exempel:

En vara har sålts för 105 kr exkl. moms i webbutiken. Webbutiken lägger till 25 % moms. Decimaler är inte tillåtna, så momsbeloppet avrundas till 26 kr.
Ordersumman blir 131 kr.

I bokföringen beräknas momsen (korrekt) till 26,25 kr och totalen på fakturan landar på 131,25 kr, vilket innebär en skillnad på 0,25 kr.
Lösning:

Tillåt 2 decimaler i prishanteringen i webbutiken.

Observera att det inte är en korrekt lösning att använda öresavrundningsfunktionen i IEX för att kompensera för detta, då fel momsbelopp tas ut i webbutiken.

Moms har lagts till på hela webbutiksordern, så momsen har beräknats två gånger

Hur känns denna skillnad igen?

Moms har beräknats på en hel order där momsen redan var inkluderad.

Orsak:

Momsen är inkluderad i alla priser i webbutiken, men momshanteringen är inte inställd i webbutiken. Integrationen betraktar priserna som exkl. moms, varför momsen läggs på i bokföringen (eftersom varorna ligger i en momspliktig grupp).

Lösningar:

Det här felet kan lösas på två sätt:

1)Aktivera moms i webbutiken och ställ in momssatser. Ta bort momsen från priset på alla varor i webbutiken. Därefter kommer moms automatiskt att läggas till framtida beställningar i webbutiken. Även om detta kan vara mycket arbete, är det i de flesta fall den bästa lösningen – särskilt med tanke på internationell skalning av din verksamhet. Observera att slutförda beställningar i de flesta webbutiker inte kan omräknas automatiskt, då försäljningen till kunden redan är avslutad.

2) På de flesta IEX webbutiksmoduler kan det i inställningarna anges att priserna är inlagda inklusive moms i webbutiken, så att integrationen vet att den ska inkludera moms i beloppen. Det måste dock fortfarande vara inställt momssatser i webbutiken, så att integrationen kan läsa vilka momssatser som ska användas.