e-conomic-funktioner

Integrationen till e-conomic gör det möjligt att automatisera och strukturera bokförings- och faktureringsprocesser över ordrar, betalningar, POS-försäljning och avstämning av inlösare. Artikeln fungerar som dokumentation för vad vi kan göra med en integration till e-conomic, och vilka funktioner som kan aktiveras beroende på behov och inställningar.

Obs: Tillgängligheten av funktioner beror på vilken systemkategori som integreras till i systemet.

Integrationen gör det möjligt att:

Fakturahantering och orderflöde

• Skapa faktura: Med integrationen kan mottagna ordrar skapas direkt som fakturor i ekonomisystemet. Detta säkerställer en automatiserad och enhetlig hantering från order till faktura.
• Hantera kreditnota: Med integrationen kan kreditnotor från mottagna ordrar eller abonnemangsförnyelser skapas och behandlas automatiskt i ekonomisystemet. Detta säkerställer korrekt kreditering av bokförd omsättning och moms.
• Synkronisera efter orderstatus: Med integrationen kan hanteringen av fakturor differentieras baserat på orderstatus i webbutiken. Detta gör det möjligt att styra när och hur ordrar synkroniseras och behandlas.
• Skicka faktura-e-post: Med integrationen är det möjligt att automatiskt skicka ett faktura-e-postmeddelande baserat på den faktura som skapas. Utskick av faktura-e-post kräver att fakturan är automatiskt bokförd. Fakturan bifogas och skickas direkt till kunden för en effektiv och enhetlig utskick.
• Bokför fakturor automatiskt: Med integrationen är det möjligt att automatiskt bokföra fakturor när de skapas. Detta säkerställer en effektiv process och minskar behovet av manuell hantering.
• Uppdatera ordrar/kreditnotor: Med integrationen är det möjligt att uppdatera ordrar och kreditnotor, så länge fakturan eller kreditnotan ännu inte är bokförd. Detta ger flexibilitet vid ändringar innan den slutliga bokföringen sker.
• Överför orderkommentar: Med integrationen kan kommentarer från den mottagna ordern överföras till ett fält på fakturan. Detta säkerställer att relevanta anmärkningar följer med från order till faktura.
• Välj fakturalayout: Med integrationen är det möjligt att välja vilken fakturalayout som ska användas vid skapande av fakturor. Detta säkerställer att fakturorna följer företagets önskade inställningar och visuella uttryck.

Kunder och kundtyper

• Skapa kunder: Med integrationen kan kunder från mottagna beställningar eller prenumerationsförnyelser skapas automatiskt i ekonomisystemet. Kunder kan antingen skapas individuellt eller samlas på en gemensam kund.
• Hantera B2B-hantering: Med integrationen är det möjligt att automatiskt behandla kunder som antingen B2B eller B2C beroende på om ett CVR-nummer läses av på den mottagna beställningen eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt momshantering och kundtyp.
• Hantera EAN-hantering (OIOUBL): Med integrationen är det möjligt att behandla kunder som EAN-kunder i enlighet med OIOUBL-standarden, om ett EAN-nummer läses av på den mottagna beställningen. Detta säkerställer korrekt fakturering till offentliga och EAN-baserade mottagare.

Moms, valuta och internationell försäljning

• Hantera OSS (One Stop Shop): Gör det möjligt att hantera och rapportera moms för B2C-försäljning till privatkunder i andra EU-länder via en samlad momsredovisning. Via integrationen kan OSS stödjas genom korrekt hantering av momssatser baserat på kundens leveransland samt korrekt rapporteringsunderlag, så att transaktioner kan stämmas av och ingå i företagets OSS-redovisning.
• Hantera försäljning till utlandet: Med integrationen är det möjligt att hantera försäljning till kunder i utlandet. Detta säkerställer korrekt hantering av moms och försäljningsdata baserat på kundens land.
• Stöd valuta: Med integrationen stöds ordrar och abonnemangsförnyelser i olika valutor. Valutan från den mottagna ordern överförs till fakturan eller bokföringen och säkerställer korrekt hantering i ekonomisystemet.
• Hantera periodisering: Med integrationen är det möjligt att periodisera intäkter från den mottagna ordern eller abonnemangsförnyelsen. Detta säkerställer att omsättningen fördelas korrekt över den relevanta perioden i ekonomisystemet.

Rad- och beloppshantering

• Styr intäktskonton: Med integrationen är det möjligt att styra vilka intäktskonton som används vid skapande av fakturor eller bokföringsrader. Kontovalet kan baseras på t.ex. produkter, varugrupper eller annan data från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Hantera frakthantering: Med integrationen är det möjligt att hantera frakt som en separat rad vid skapande av fakturor eller bokföringsrader. Frakt kan placeras på ett specifikt konto (via fraktprodukt) och behandlas oberoende av övriga varurader.
• Ta bort rad för fri frakt: Med integrationen är det möjligt att automatiskt ta bort fraktrader från ordern om det rör sig om fri frakt. Detta säkerställer att inga onödiga rader skapas på fakturan eller i bokföringen.
• Hantera rabatthantering: Med integrationen är det möjligt att korrekt hantera rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen på fakturan eller i bokföringen. Rabatter kan behandlas både som en procentrabatt på en vara eller som en rabattrad i fritext, där integrationen automatiskt tilldelar ett artikelnummer. Detta säkerställer korrekt hantering av belopp och moms.
• Hantera avgiftshantering: Med integrationen är det möjligt att hantera avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen som separata rader på fakturan eller i bokföringen. Avgifter kan tilldelas ett specifikt artikelnummer och bokföras på ett önskat konto.
• Hantera öresdifferenser: Med integrationen kan öresdifferenser, som uppstår vid validering av totaler, hanteras automatiskt utifrån fördefinierade inställningar. Vid differenser kan fakturan skapas som utkast, felet ignoreras inom en angiven tolerans, eller en korrigeringsrad kan skapas som utjämnar differensen inom en fastställd tolerans. Differenserna uppstår typiskt till följd av omräkning av värden i mottagarsystemet.
• Ange standardartikelnummer: Med integrationen är det möjligt att ange ett standardartikelnummer som fallback för varor utan artikelnummer. Detta rekommenderas generellt inte, men kan användas i speciella fall där artikelnummer inte kan anges på orderrader.
• Skapa produkter: Med integrationen kan produkter från webbutiken eller prenumerationssystemet skapas automatiskt i ekonomisystemet. Det kontrolleras via artikelnumret om produkten redan existerar. Det kan styras på fältnivå vilken information som får skapas och uppdateras.

Betalning och betalningshantering

• Använd betalningsinställningar: Med integrationen är det möjligt att definiera betalningsvillkor baserat på den betalningsmetod som läses av på den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer att fakturan skapas med korrekta betalningsinställningar.
• Registrera betalning: Med integrationen är det möjligt att automatiskt registrera betalning på fakturor baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt betalningsstatus utan manuell hantering.
• Dela upp POS-ordrar: Med integrationen är det möjligt att behandla POS-ordrar separat från vanliga webshop-ordrar, även om de tas emot i samma format. Detta säkerställer korrekt hantering och bokföring av POS-försäljning.

Kassajournal

• Skapa verifikationer i kassajournalen: Med integrationen kan ordrar och kreditnotor tas emot och skapas direkt som verifikationer i kassajournalen. Detta säkerställer en flexibel hantering av transaktioner utan att skapa fakturor.
• Hantera OSS (kassajournalen): Med integrationen kan OSS hanteras i kassajournalen genom att säkerställa korrekt momshantering på verifikationer baserat på kundens leveransland. Detta utgör grunden för korrekt OSS-rapportering vid försäljning till privatkunder i andra EU-länder.
• Bokför automatiskt (kassajournalen): Med integrationen kan verifikationer i kassajournalen bokföras automatiskt. Detta säkerställer en effektiv process och minimerar behovet av manuell bokföring.
• Styr intäktskonton (kassajournalen): Med integrationen kan det styras vilka intäktskonton som används vid skapande av verifikationer i kassajournalen.
• Hantera frakthantering (kassajournalen): Med integrationen kan frakt hanteras som en separat verifikation i kassajournalen. Frakt kan bokföras på ett specifikt konto och behandlas oberoende av övriga verifikationer.
• Hantera rabatthantering (kassajournalen): Med integrationen kan rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen hanteras korrekt i kassajournalen. Rabatter kan behandlas som en reduktion på omsättningen eller som en separat verifikation, vilket säkerställer korrekt bokföring av belopp och moms.
• Hantera avgiftshantering (kassajournalen): Med integrationen kan avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen hanteras som separata verifikationer i kassajournalen. Avgifter kan bokföras på ett specifikt konto och behandlas oberoende av övriga verifikationer.
• Stöd valutor (kassajournalen): Med integrationen stöds ordrar och prenumerationsförnyelser i olika valutor vid verifikation i kassajournalen.
• Registrera betalning (kassajournalen): Med integrationen kan betalningar registreras automatiskt i kassajournalen baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Använd betalningsinställningar (kassajournalen): Med integrationen kan betalningsinställningar användas i kassajournalen baserat på den betalningsmetod som läses av på den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Hantera försäljning till utlandet (kassajournalen): Med integrationen kan försäljning till utlandet hanteras korrekt i kassajournalen baserat på kundens land.
• Uppdatera order/kreditnota (kassajournalen): Med integrationen är det möjligt att uppdatera verifikationer i kassajournalen vid ändringar av en order eller kreditnota, så länge verifikationen ännu inte är bokförd.

Dagens omsättning (POS)

• Skapa dagens omsättning: Med integrationen kan dagens totala omsättning tas emot från ett POS-system och skapas i ekonomisystemet. Detta säkerställer en effektiv och samlad registrering av dagens försäljning.
• Styr omsättningskonton (Dagens omsättning): Med integrationen kan det styras vilka omsättningskonton som används vid bokföring av dagens omsättning från ett POS-system.
• Använd betalningsinställningar (Dagens omsättning): Med integrationen kan flera olika betalningsmetoder hanteras vid bokföring av dagens omsättning. Betalningsmetoder kan ställas in och fördelas korrekt via betalningsinställningarna.

Inlösare och avstämning

• Ta emot settlements / utbetalningsrapport (inlösare): Med integrationen kan settlements från inlösaren tas emot och bokföras på ett balanskonto. Detta används för att hålla koll på om utbetalningar för genomförd försäljning har mottagits.
• Använd Paymatch (inlösare): Med integrationen kan Paymatch användas som en utökning som matchar utbetalningsrader från inlösaren med tillhörande fakturor. Detta säkerställer på radnivå att utbetalningar för försäljning har mottagits. Det måste klargöras med IEX Support om Paymatch kan levereras för den specifika installationen.
• Gruppera rader (inlösare): Med integrationen kan utbetalningsrader från inlösaren grupperas och bokföras som en samlad post. Detta ger en tydligare registrering av utbetalningar i redovisningen.
• Bokför automatiskt (inlösare): Med integrationen kan transaktioner från inlösaren automatiskt bokföras på ett balanskonto vid mottagande av utbetalningsrapporten. Transaktionerna kan inte bokföras som omsättning på ett omsättningskonto.

Integrationen till e-conomic stöder därmed hela värdekedjan från order till bokföring, betalning och avstämning. Det skapar en effektiv, automatiserad och skalbar ekonomiprocess med hög datakvalitet och minskat manuellt arbete.

Anslutningsmetod

e-conomic ansluts till IEX via Visma Connect-inloggning. På IEX-plattformen finns en knapp för att ansluta, som leder dig vidare till godkännande.