Uniconta-funktioner

Integrationen till Uniconta möjliggör att automatisera och strukturera datautbytet mellan affärssystem och ekonomisystemet. Artikeln fungerar som dokumentation för vad vi kan göra med en integration till Uniconta, och vilka funktioner som kan aktiveras beroende på behov och inställningar.

Observera att tillgängligheten av funktioner beror på vilken systemkategori som integreras till systemet.

Integrationen möjliggör att:

Fakturahantering

• Skapa faktura: Med integrationen kan mottagna ordrar skapas direkt som fakturor i ekonomisystemet. Detta säkerställer en automatiserad och enhetlig hantering från order till faktura.
• Hantera kreditnota: Med integrationen kan kreditnotor från mottagna ordrar eller abonnemangsförnyelser skapas och behandlas automatiskt i ekonomisystemet. Detta säkerställer korrekt kreditering av bokförd omsättning och moms.
• Synkronisera efter orderstatus: Med integrationen kan hanteringen av fakturor differentieras baserat på orderstatus i webbutiken. Detta gör det möjligt att styra när och hur ordrar synkroniseras och behandlas.
• Uppdatera ordrar/kreditnotor: Med integrationen är det möjligt att uppdatera ordrar och kreditnotor, så länge fakturan eller kreditnotan ännu inte är bokförd. Detta ger flexibilitet vid ändringar, innan den slutliga bokföringen sker.
• Skicka faktura-e-post: Med integrationen är det möjligt att automatiskt skicka en faktura-e-post baserat på den faktura som skapas. Utskick av faktura-e-post kräver att fakturan är automatiskt bokförd. Fakturan bifogas och skickas direkt till kunden för en effektiv och enhetlig utskick.
• Bokför fakturor automatiskt: Med integrationen är det möjligt att automatiskt bokföra fakturor när de skapas. Detta säkerställer en effektiv process och minskar behovet av manuell hantering.
• Välj fakturalayout: Med integrationen är det möjligt att välja vilken fakturalayout som ska användas vid skapande av fakturor. Detta säkerställer att fakturorna följer företagets önskade inställningar och visuella uttryck.
• Överför orderkommentar: Med integrationen kan kommentarer från den mottagna ordern överföras till ett fält på fakturan. Detta säkerställer att relevanta anmärkningar följer med från order till faktura.
• Använd valfri användning av produkter: Med integrationen är det valfritt om produkter ska användas vid skapande av fakturor. Det är alltså inte ett krav att ha produkter skapade för att kunna skapa en faktura.

Kunder och försäljningsinställningar

• Skapa kunder: Med integrationen kan kunder från mottagna order eller abonnemangsförnyelser skapas automatiskt i ekonomisystemet. Kunder kan antingen skapas individuellt eller samlas på en gemensam kund.
• Hantera B2B-hantering: Med integrationen är det möjligt att automatiskt behandla kunder som antingen B2B eller B2C beroende på om ett CVR-nummer läses av på den mottagna ordern eller abonnemangsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt momshantering och kundtyp.
• Hantera EAN-hantering (OIOUBL): Med integrationen är det möjligt att behandla kunder som EAN-kunder i enlighet med OIOUBL-standarden, om ett EAN-nummer läses av på den mottagna ordern. Detta säkerställer korrekt fakturering till offentliga och EAN-baserade mottagare.
• Hantera försäljning till utlandet: Med integrationen är det möjligt att hantera försäljning till kunder i utlandet. Detta säkerställer korrekt behandling av moms och försäljningsdata baserat på kundens land.
• Stöd Valuta: Med integrationen stöds order och abonnemangsförnyelser i olika valutor. Valutan från den mottagna ordern överförs till fakturan eller bokföringen och säkerställer korrekt behandling i ekonomisystemet.
• Hantera OSS (One Stop Shop): Gör det möjligt att hantera och rapportera moms för B2C-försäljning till privatkunder i andra EU-länder via en samlad momsrapportering. Via integrationen kan OSS stödjas genom korrekt hantering av momssatser baserat på kundens leveransland samt korrekt rapporteringsunderlag, så att transaktioner kan stämmas av och ingå i företagets OSS-rapportering.

Orderrader och beloppshantering

• Hantera frakthantering: Med integrationen är det möjligt att hantera frakt som en separat rad vid skapande av fakturor eller bokföringsrader. Frakt kan placeras på ett specifikt konto (via fraktprodukt) och behandlas oberoende av övriga varurader.
• Ta bort rad för fri frakt: Med integrationen är det möjligt att automatiskt ta bort fraktrader från ordern om det rör sig om fri frakt. Detta säkerställer att inga onödiga rader skapas på fakturan eller i bokföringen.
• Hantera rabatthantering: Med integrationen är det möjligt att hantera rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen korrekt på fakturan eller i bokföringen. Rabatter kan både behandlas som en procentrabatt på en vara eller som en rabattrad i fritext, där integrationen automatiskt tilldelar ett artikelnummer. Detta säkerställer korrekt hantering av belopp och moms.
• Hantera avgiftshantering: Med integrationen är det möjligt att hantera avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen som separata rader på fakturan eller i bokföringen. Avgifter kan tilldelas ett specifikt artikelnummer och bokföras på ett önskat konto.
• Hantera hantering av öresdifferenser: Med integrationen kan öresdifferenser, som uppstår vid validering av totaler, hanteras automatiskt utifrån fördefinierade inställningar. Vid differenser kan fakturan skapas som utkast, felet ignoreras inom en angiven tolerans, eller en korrigeringsrad kan skapas som utjämnar differensen inom en fastställd tolerans. Differenserna uppstår typiskt till följd av omräkning av värden i mottagarsystemet.

Betalning och bokföring

• Använd betalningsinställningar: Med integrationen är det möjligt att definiera betalningsvillkor baserat på den betalningsmetod som läses av på den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer att fakturan skapas med korrekta betalningsinställningar.
• Hantera automatisk bokföring av fakturor: Med integrationen är det möjligt att automatiskt bokföra fakturor när de skapas. Detta säkerställer en effektiv process och minskar behovet av manuell hantering.
• Registrera betalning: Med integrationen är det möjligt att automatiskt registrera betalning på fakturor baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt betalningsstatus utan manuell hantering.

Dagens omsättning (POS)

• Hantera dagens omsättning: Med integrationen kan dagens totala omsättning tas emot från ett POS-system och skapas i ekonomisystemet. Detta säkerställer en effektiv och samlad registrering av dagens försäljning.
• Använd omsättningskonton (Dagens omsättning): Med integrationen kan det styras vilka omsättningskonton som används vid bokföring av dagens omsättning från ett POS-system.
• Använd betalningsinställningar (Dagens omsättning): Med integrationen kan flera olika betalningsmetoder hanteras vid bokföring av dagens omsättning. Betalningsmetoder kan ställas in och fördelas korrekt via betalningsinställningarna.

Inlösare och utbetalningar

• Hantera Settlements / utbetalningsrapport (inlösare):Med integrationen kan settlements från inlösaren tas emot och bokföras på ett balanskonto. Detta används för att hålla koll på om utbetalningar för genomförd försäljning har mottagits.
• Använd Paymatch (inlösare):Med integrationen kan Paymatch användas som en utökning som matchar utbetalningsrader från inlösaren med tillhörande fakturor. Detta säkerställer på radnivå att utbetalningar för försäljning har mottagits. Det måste klargöras med IEX Support om Paymatch kan levereras för den specifika installationen.
• Gruppera rader (inlösare):Med integrationen kan utbetalningsrader från inlösaren grupperas och bokföras som en samlad pott. Detta ger en tydligare registrering av utbetalningar i redovisningen.
• Bokför automatiskt (inlösare):Med integrationen kan posteringar från inlösaren automatiskt bokföras på ett balanskonto vid mottagande av utbetalningsrapporten. Posteringarna kan inte bokföras som omsättning på ett omsättningskonto.

Produkter och lager

• Skapa produkter: Med integrationen kan produkter från webbutiken eller prenumerationssystemet skapas automatiskt i ekonomisystemet. Det kontrolleras via artikelnumret om produkten redan existerar. Det kan styras på fältnivå vilken information som får skapas och uppdateras.
• Skicka lagersaldo: Med integrationen kan lagersaldo styras och skickas till anslutna system, inklusive både antal i lager och antal tillgängliga. Internt i ekonomisystemet underhålls lagersaldot genom att fakturor automatiskt drar av från lagret vid bokföring.
• Hantera Fulfillment: Med integrationen kan en återkoppling skickas till systemet som ordern kommer ifrån för att uppdatera orderstatus. Detta används när ordern ska vidare till nästa steg, eller när en capture ska utföras.

Kontohantering

• Använd intäktskonton: Med integrationen är det möjligt att styra vilka intäktskonton som används vid skapande av fakturor eller bokföringsposter. Kontovalet kan baseras på t.ex. produkter, artikelgrupper eller annan data från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.

Integrationen till Uniconta ger sammantaget en hög grad av automatisering och kontroll vid hantering av order, fakturor, betalningar, produkter och avstämning. Detta minskar manuella processer, minimerar fel och säkerställer en enhetlig och skalbar ekonomiprocess.

Anslutningsmetod

Ansluts via serveranvändare.