Paymatch till e-conomic - Avstämning med validering av belopp

Paymatch är en utökning till en webbshop/redovisningsintegration.

Paymatch-produkten syftar till att matcha dina utbetalningar från inlösaren med din försäljning från webbshoppen, så att det är redo för dig att stämma av beloppen med ett klick.

Med metoden som beskrivs i denna artikel kan betalningarna kvittas individuellt, så att beloppen kan valideras och eventuella fel/brister kan identifieras.

En förutsättning för att Paymatch-produkten automatiskt ska kunna matcha utbetalningen med fakturan är att fakturan är bokförd. Därför rekommenderas starkt att använda automatisk bokföring av fakturor i samband med Paymatch.

Denna artikel beskriver i tre delar hur Paymatch fungerar, vad det förutsätter och hur du själv slutför avstämningen av betalningar.

Första delen: Automatisk bokföring av faktura med registrering av betalning

Integrationen överför ordrar, kunder, produkter från din webbshop till e-conomic.

När en faktura skapas är integrationen inställd på att automatiskt bokföra fakturan och kommer att registrera den som betald. Här har ett ","betalningsvillkor",", ställts in som gäller för de betalningar som går igenom den specifika inlösaren.

Betalningsvillkoret"," används för att flytta beloppet till ett ","kundavräkningskonto",", som används för att isolera transaktioner där betalningen har hanterats av den specifika inlösaren. Därefter kan transaktionerna matchas direkt med utbetalningarna från inlösaren på ett dedikerat konto. ","Avgifter från inlösaren"," hanteras på ett separat konto som är avsett för ändamålet.

Fördjupning: Så här hanteras betalning via betalningsvillkor och avräkningskonto

Övergripande hanteras Paymatch i bokföringen utifrån principen att det utestående beloppet inte ligger hos slutkunden som har angett kortuppgifter och slutfört sin betalning. Istället ska det utestående beloppet finnas hos inlösaren, varifrån du inväntar utbetalningen. Detta återspeglas i hur betalningen hanteras i bokföringen med Paymatch.

I denna metod hanteras det utestående beloppet via en "inlösarkund", som fungerar som ett avräkningskonto för de betalningar du ännu inte har mottagit från din inlösare.

Inlösarkunder ska ligga i en egen kundgrupp, som bör namnges efter inlösaren. (Eventuella andra inlösare ska skapas i separata kundgrupper och med separata kundnummer).

På kundgruppen ställs ett "balanskonto", som posteringarna automatiskt kommer att bokföras på. För detta ändamål ska ett dedikerat fordringskonto skapas i kontoplanen för din inlösare.

Vid denna metod för Paymatch-inställning ska en betalningsvillkor av typen "Kreditkort". Betalningsvillkor av typen "Kreditkort" skapar en postering på webbshop-kunden i e-conomic. Därefter kvittas betalningen, så beloppet står som betalt av kunden. Samtidigt skapas en ny faktura och postering på inlösarkunden, som används för att hålla koll på de utestående utbetalningarna från inlösaren.

För översikten över flera inlösare är det viktigt att komma ihåg att det är betalningsvillkoret som styr vilket fordringskonto betalningen bokförs på.

Specifika betalningsvillkor kan användas baserat på vilken betalningsmetod som registreras i orderdata från webbutiken. Till exempel kan det ställas in att typen "dankort" ska använda [villkor x], och att typen "visa" ska använda [villkor y].

Vilken betalningsmetod IEX tar emot beror på vilken gateway som används i webbutiken och hur den är konfigurerad. Det varierar mellan gateways om IEX bara tar emot namnet på gatewayen som metod, eller om mer specifik data tas emot, t.ex. "kort", "visa" eller "mastercard".
(Detta kräver ingen direkt integration med betalningsgatewayen, eftersom IEX tar emot data från gatewayen tillsammans med orderdata från webbutiken.)

Förberedande uppgifter i bokföringen:

• Skapa balanskonto (Se guide nedan)
• Skapa konto för hantering av avgifter (Se guide nedan)
• Skapa kundgrupp för [inlösare]. Ange kontonummer för balanskonto.
• Skapa kund för [inlösare] i den tilldelade kundgruppen
• Skapa betalningsvillkor av typen "Kreditkort". (Se guide

Fördjupade guider från e-conomic:
Skapande av betalningsvillkor

Andra delen: Avstämning av betalningar från din inlösare

Själva Paymatch-tillägget används när utbetalningsrapporter ska hämtas från din inlösare, och betalningar ska matchas mot posterna på det balanskonto (fordringskonto) som har skapats för din inlösare.

Det ställs in på integrationen att allt ska hanteras genom den tilldelade kassakladden för din inlösare (se guide för skapande av kassakladde nedan).

Rapporten för utbetalningar hämtas automatiskt när den genereras av inlösaren. IEX skapar automatiskt bokföringsposter för alla rader i rapporten. Dessa skapas på balanskontot, där betalningar från inlösaren spåras.

En rad skapas för varje faktura med det matchande beloppet för fakturan. Paymatch-tillägget matchar automatiskt bokföringsposter med de tillhörande fakturorna och dessa kvittas automatiskt.

Dessutom skapas en rad där det faktiska utbetalda beloppet överförs till banken, och en rad för de avgifter som inlösaren har dragit.

Exempel:

3 ordrar har lagts på totalt 500 kr.

IEX mottar en utbetalningsrapport från din inlösare. 450 kr. mottas på rätt bankkonto. 50 kr. har dragits i avgift av inlösaren.

Paymatch matchar de fakturor som täcks av utbetalningen och sätter dessa för kvittning.

Faktura 1 - 100 kr.

Faktura 2 - 200 kr.

Faktura 3 - 200 kr.

Följande rader skapas i verifikationsjournalen:
En rad för faktura på 100 kr.
En rad för faktura på 200 kr.
En rad för faktura på 200 kr.
En rad för 450 kr. "bank"

En rad på 50 kr. för avgift

De fakturor som matchas ställs in för utjämning, dvs. en betalning registreras för fakturan hos inlösaren. Eventuella fel måste granskas manuellt.

Tredje delen: Utjämna fakturor och stäm av betalningen med banken (Manuell uppgift)

De föregående två stegen ställs in för att hanteras automatiskt av IEX Paymatch. I denna del beskrivs den sista utjämningen och avstämningen som du eller din bokförare måste hantera manuellt.

Utjämna transaktioner och stäm av betalningar:

Det är nu dags att granska kassejournalen för att slutföra de öppna transaktionerna.

När raderna bokförs kommer fordringskontot löpande att skrivas ner.

💡 Vi rekommenderar att avstämning görs med banken, innan raderna bokförs. Det innebär att man bör gå till bankavstämningen och kontrollera att beloppet från inlösarens rapport stämmer överens med det som har betalats ut i banken.

De fakturor som inte har utjämnats måste korrigeras manuellt. Det innebär att en felsökning måste utföras för att ta reda på varför de inte har bokförts. Kanske kunde de inte identifieras, eller så stämmer inte beloppet. Orsaken till felet måste hittas och åtgärdas så att det fungerar nästa gång. Här kan det eventuellt handla om en fråga gällande inställningarna.

Verifikatet i kassaboken kontrolleras. Och de rader som saknar ett tilldelat nummer i "Faktura" bredvid raden är inte avstämda och måste avstämmas manuellt.

Här kan du helt enkelt kryssa i de transaktioner som är korrekta och trycka "Bokför transaktioner

Konto för felhantering:

Det rekommenderas att fakturor som inte kan kvittas hanteras via ett dedikerat felkonto för inlösare, vilket IEX anger på de rader som ska korrigeras. Det vill säga, om Paymatch inte kan matcha, så ställs raden in för att bokföras på felkontot. Om man råkar bokföra felaktigt, vet man vad som behöver korrigeras, eftersom raden kommer att synas på det kontot.

Checklista: Förbered din e-conomic-redovisning för Paymatch:

• Skapa balanskonto (Se vägledning nedan)
• Skapa konto för hantering av avgifter (Se vägledning nedan)
• Skapa kundgrupp för [inlösare]. Ange kontonummer för balanskonto.
• Skapa kund för [inlösare] i den tilldelade kundgruppen
• Skapa betalningsvillkor av typen "Kreditkort". (Se vägledningSkapa kassabok för Paymatch [inlösare] (Se vägledning nedan)

Så här skapar du balanskonto/fordringskonto:

1. Logga in i e-conomic och gå till: Redovisning -> Sökning och listor -> Kontoplan -> Nytt konto
2. Ange typen "Balans" och tilldela ett nummer mellan 5600 och 5980, t.ex. 5815. Ge namn "Fordran [inlösare]" och sätt nyckeltalskod till "Övriga omsättningstillgångar". Tryck spara.

Så här skapar du konto för hantering av inlösaravgifter

1. Gå in i Redovisning > Kontoplan > Nytt konto
2. Här ska du skapa ett konto för hantering av avgifter. Om du har en standardkontoplan i e-conomic rekommenderar vi att du kallar det "Avgiftskonto [inlösare]Typen ställs in på "Drift". Debet/Kredit ställs in på "Debet". Det ska skapas under "Administrationskostnader", dvs. det kan t.ex. skapas på nr. 3630. Tryck spara.

Så här skapar du en kassajournal för Paymatch

1. Gå till Alla inställningar > Redovisning > Kassajournaler > Ny kassajournal
   Ge den ett beskrivande namn, t.ex. "Paymatch [inlösare]Gå in på kassajournalen under Redovisning > Kassajournaler >
2. Paymatch [inlösare]Välj Andra alternativ > Inställningar för kassajournal >
   Verifikationsnummer och välj ett nummer den ska börja från, så att den inte börjar från 1.