Business Central-funktioner

Business Central-integrationen möjliggör automatisering och strukturering av hanteringen av ordrar, fakturering, betalningar och finansiella transaktioner över webbshop, POS och ekonomisystem. Artikeln fungerar som dokumentation för vad vi kan göra med en integration till Business Central och vilka funktionella möjligheter som stöds.

Observera: Tillgängligheten av de enskilda funktionerna beror på vilken systemkategori som integreras med Business Central.

Integrationen möjliggör att:

Fakturahantering och ordrar

• Skapa faktura: Med integrationen kan mottagna ordrar skapas direkt som fakturor i ekonomisystemet. Detta säkerställer en automatiserad och enhetlig hantering från order till faktura.
• Hantera kreditnota: Med integrationen kan kreditnotor från mottagna ordrar eller abonnemangsförnyelser skapas och behandlas automatiskt i ekonomisystemet. Detta säkerställer korrekt kreditering av bokförd omsättning och moms.
• Synkronisera efter orderstatus: Med integrationen kan hanteringen av fakturor differentieras baserat på orderstatusen i webbutiken. Detta gör det möjligt att styra när och hur ordrar synkroniseras och behandlas.
• Uppdatera ordrar/kreditnotor: Med integrationen är det möjligt att uppdatera ordrar och kreditnotor, så länge fakturan eller kreditnotan ännu inte har bokförts. Detta ger flexibilitet vid ändringar, innan den slutliga bokföringen sker.
• Skicka fakturamejl: Med integrationen är det möjligt att automatiskt skicka ett fakturamejl baserat på den faktura som skapas. Utskick av fakturamejl kräver att fakturan är automatiskt bokförd. Fakturan bifogas och skickas direkt till kunden för ett effektivt och enhetligt utskick.
• Bokför fakturor automatiskt: Med integrationen är det möjligt att automatiskt bokföra fakturor när de skapas. Detta säkerställer en effektiv process och minskar behovet av manuell hantering.

Kunder, produkter och lager

• Skapa kunder:Med integrationen kan kunder från mottagna ordrar eller abonnemangsförnyelser skapas automatiskt i ekonomisystemet. Kunder kan antingen skapas individuellt eller samlas på en gemensam kund.
• Hantera B2B:Med integrationen är det möjligt att automatiskt behandla kunder som antingen B2B eller B2C beroende på om ett CVR-nummer läses av på den mottagna ordern eller abonnemangsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt momshantering och kundtyp.
• Skapa produkter:Med integrationen kan produkter från webbutiken eller abonnemangssystemet skapas automatiskt i ekonomisystemet. Det kontrolleras via artikelnumret om produkten redan existerar. Det kan styras på fältnivå vilken information som får skapas och uppdateras.
• Skicka lagersaldo: Med integrationen kan lagersaldo styras och skickas till anslutna system, inklusive både antal i lager och antal tillgängliga. Internt i ekonomisystemet underhålls lagersaldot genom att fakturor automatiskt drar av från lagret vid bokföring.
• Hantera Fulfillment: Med integrationen kan en återkoppling skickas till systemet som ordern kommer ifrån för att uppdatera orderstatus. Detta används när ordern ska vidare till nästa steg, eller när en capture ska utföras.

Betalning och finans

• Konfigurera betalning: Med integrationen är det möjligt att definiera betalningsvillkor baserat på den betalningsmetod som läses från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer att fakturan skapas med korrekt betalningskonfiguration.
• Registrera betalning: Med integrationen är det möjligt att automatiskt registrera betalning på fakturor baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt betalningsstatus utan manuell hantering.
• Hantera öreskillnader: Med integrationen kan öreskillnader, som uppstår vid validering av totaler, hanteras automatiskt utifrån fördefinierade inställningar. Vid skillnader kan fakturan skapas som ett utkast, felet kan ignoreras inom en angiven tolerans, eller en korrigeringsrad kan skapas som utjämnar skillnaden inom en fastställd tolerans. Skillnaderna uppstår typiskt till följd av omräkning av värden i mottagarsystemet.
• Styr intäktskonton: Med integrationen är det möjligt att styra vilka intäktskonton som används vid skapande av fakturor eller bokföringsrader. Kontovalet kan baseras på t.ex. produkter, varugrupper eller annan data från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.

Frakt, rabatter och avgifter

• Hantera frakt: Med integrationen är det möjligt att hantera frakt som en separat rad vid skapande av fakturor eller bokföringsrader. Frakt kan placeras på ett specifikt konto (via fraktprodukt) och behandlas oberoende av övriga varurader.
• Hantera rabatter: Med integrationen är det möjligt att hantera rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen korrekt på fakturan eller i bokföringen. Rabatter kan både behandlas som en procentrabatt på en vara eller som en rabattrad i fritext, där integrationen automatiskt tilldelar ett artikelnummer. Detta säkerställer korrekt hantering av belopp och moms.
• Hantera avgifter: Med integrationen är det möjligt att hantera avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen som separata rader på fakturan eller i bokföringen. Avgifter kan tilldelas ett specifikt artikelnummer och bokföras på ett önskat konto.

Internationell handel och moms

• Hantera OSS (One Stop Shop):Möjliggör hantering och rapportering av moms för B2C-försäljning till privatkunder i andra EU-länder via en samlad momsredovisning. Genom integrationen kan OSS stödjas genom korrekt hantering av momssatser baserat på kundens leveransland samt korrekt rapporteringsunderlag, så att transaktioner kan stämmas av och ingå i företagets OSS-redovisning.
• Hantera valuta:Med integrationen stöds order och prenumerationsförnyelser i olika valutor. Valutan från den mottagna ordern överförs till fakturan eller bokföringen och säkerställer korrekt hantering i ekonomisystemet.
• Hantera försäljning till utlandet:Med integrationen är det möjligt att hantera försäljning till kunder i utlandet. Detta säkerställer korrekt hantering av moms och försäljningsdata baserat på kundens land.

POS och dagsomsättning

• Överför dagens omsättning:Med integrationen kan dagens totala omsättning tas emot från ett POS-system och skapas i ekonomisystemet. Detta säkerställer en effektiv och samlad registrering av dagens försäljning.
• Styr omsättningskonton (Dagens omsättning):Med integrationen kan det styras vilka omsättningskonton som används vid bokföring av dagens omsättning från ett POS-system.
• Använd betalningsinställningar (Dagens omsättning):Med integrationen kan flera olika betalningsmetoder hanteras vid bokföring av dagens omsättning. Betalningsmetoder kan ställas in och fördelas korrekt via betalningsinställningarna.

Business Central-integrationen säkerställer en skalbar och automatiserad hantering av både försäljning, betalningar och finansiella processer. Detta minskar manuella arbetsflöden, minimerar fel och skapar en solid grund för korrekt bokföring och rapportering.