Billy-funktioner

Integrationen till Billy möjliggör att automatisera och strukturera datautbytet mellan försystem som webbshop, POS eller prenumerationslösningar och ekonomisystemet. Artikeln fungerar som dokumentation för vad vi kan göra med en integration till Billy, och vilka funktioner som kan stödjas beroende på behov och inställningar.

Observera att tillgängligheten av funktioner beror på vilken systemkategori som integreras till i systemet.

Integrationen möjliggör att:

Fakturahantering

• Skapa faktura: Med integrationen kan mottagna ordrar skapas direkt som fakturor i ekonomisystemet. Detta säkerställer en automatiserad och enhetlig hantering från order till faktura.
• Hantera kreditnota: Med integrationen kan kreditnotor från mottagna ordrar eller prenumerationsförnyelser skapas och behandlas automatiskt i ekonomisystemet. Detta säkerställer korrekt kreditering av bokförd omsättning och moms.
• Skicka faktura-e-post: Med integrationen är det möjligt att automatiskt skicka en faktura-e-post baserat på den faktura som skapas. Utskick av faktura-e-post kräver att fakturan är automatiskt bokförd. Fakturan bifogas och skickas direkt till kunden för en effektiv och enhetlig utskick.
• Automatisk bokföring av fakturor: Med integrationen är det möjligt att automatiskt bokföra fakturor när de skapas. Detta säkerställer en effektiv process och minskar behovet av manuell hantering.
• Uppdatera ordrar/kreditnotor: Med integrationen är det möjligt att uppdatera ordrar och kreditnotor, så länge fakturan eller kreditnotan ännu inte är bokförd. Detta ger flexibilitet vid ändringar innan den slutliga bokföringen sker.

Kunder och produkter

• Skapa kunder: Med integrationen kan kunder från mottagna ordrar eller abonnemangsförnyelser skapas automatiskt i ekonomisystemet. Kunder kan antingen skapas individuellt eller samlas på en gemensam kund.
• Skapa produkter: Med integrationen kan produkter från webbutiken eller abonnemangssystemet skapas automatiskt i ekonomisystemet. Det kontrolleras via artikelnumret om produkten redan existerar. Det kan styras på fältnivå vilken information som får skapas och uppdateras.

Betalning och avstämning

• Ställ in betalningsinställningar: Med integrationen är det möjligt att definiera betalningsvillkor baserat på den betalningsmetod som läses av på den mottagna ordern eller abonnemangsförnyelsen. Detta säkerställer att fakturan skapas med korrekta betalningsinställningar.
• Registrera betalning: Med integrationen är det möjligt att automatiskt registrera betalning på fakturor baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller abonnemangsförnyelsen. Detta säkerställer korrekt betalningsstatus utan manuell hantering.
• Hantera öresdifferenser: Med integrationen kan öresdifferenser, som uppstår vid validering av totaler, hanteras automatiskt utifrån fördefinierade inställningar. Vid differenser kan fakturan skapas som utkast, felet ignoreras inom en angiven tolerans, eller en korrigeringsrad kan skapas som utjämnar differensen inom en fastställd tolerans. Differenserna uppstår typiskt som en följd av omräkning av värden i mottagarsystemet.

Försäljning och kontering

• Använd intäktskonton: Med integrationen är det möjligt att styra vilka intäktskonton som används vid skapande av fakturor eller bokföringsposter. Kontovalet kan baseras på t.ex. produkter, varugrupper eller annan data från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Hantera frakt: Med integrationen är det möjligt att hantera frakt som en separat rad vid skapande av fakturor eller bokföringsposter. Frakt kan placeras på ett specifikt konto (via fraktprodukt) och behandlas oberoende av övriga varurader.
• Hantera rabatter: Med integrationen är det möjligt att korrekt hantera rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen på fakturan eller i bokföringen. Rabatter kan behandlas både som en procentrabatt på en vara eller som en rabattrad i fritext, där integrationen automatiskt tilldelar ett artikelnummer. Detta säkerställer korrekt hantering av belopp och moms.
• Hantera avgifter: Med integrationen är det möjligt att hantera avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen som separata rader på fakturan eller i bokföringen. Avgifter kan tilldelas ett specifikt artikelnummer och bokföras på ett önskat konto.
• Hantera valuta: Med integrationen stöds order och prenumerationsförnyelser i olika valutor. Valutan från den mottagna ordern överförs till fakturan eller bokföringen och säkerställer korrekt hantering i ekonomisystemet.
• Hantera försäljning till utlandet: Med integrationen är det möjligt att hantera försäljning till kunder i utlandet. Detta säkerställer korrekt hantering av moms och försäljningsdata baserat på kundens land.
• Stöd OSS (One Stop Shop): Gör det möjligt att hantera och rapportera moms för B2C-försäljning till privatkunder i andra EU-länder via en samlad momsrapportering. Via integrationen kan OSS stödjas genom korrekt hantering av momssatser baserat på kundens leveransland samt korrekt rapporteringsunderlag, så att transaktioner kan stämmas av och ingå i företagets OSS-rapportering.
• Överför orderkommentar: Med integrationen kan kommentarer från den mottagna ordern överföras till ett fält på fakturan. Detta säkerställer att relevanta anmärkningar följer med från order till faktura.

Kassajournal

• Skapa verifikationer i kassabok: Med integrationen kan order och kreditnotor tas emot och skapas direkt som verifikationer i kassaboken. Detta säkerställer en flexibel hantering av transaktioner utan att skapa fakturor.
• Stöd OSS (kassabok): Med integrationen kan OSS hanteras i kassaboken genom att säkerställa korrekt momshantering på verifikationer baserat på kundens leveransland. Detta utgör grunden för korrekt OSS-rapportering vid försäljning till privatkunder i andra EU-länder.
• Auto-bokför (kassabok): Med integrationen kan verifikationer i kassaboken automatiskt bokföras. Detta säkerställer en effektiv process och minimerar behovet av manuell bokföring.
• Använd intäktskonton (kassabok): Med integrationen kan det styras vilka intäktskonton som används vid skapande av verifikationer i kassaboken.
• Hantera frakt (kassabok): Med integrationen kan frakt hanteras som en separat verifikation i kassaboken. Frakt kan bokföras på ett specifikt konto och behandlas oberoende av övriga verifikationer.
• Hantera rabatter (kassabok): Med integrationen kan rabatter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen hanteras korrekt i kassaboken. Rabatter kan behandlas som en minskning av intäkterna eller som en separat verifikation, vilket säkerställer korrekt bokföring av belopp och moms.
• Hantera avgifter (kassabok): Med integrationen kan avgifter från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen hanteras som separata verifikationer i kassaboken. Avgifter kan bokföras på ett specifikt konto och behandlas oberoende av övriga verifikationer.
• Hantera valutor (kassabok): Med integrationen stöds order och prenumerationsförnyelser i olika valutor vid verifiering i kassaboken.
• Registrera betalning (kassabok): Med integrationen kan betalningar registreras automatiskt i kassaboken baserat på betalningsinformation från den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Använd betalningsinställningar (kassabok): Med integrationen kan betalningsinställningar användas i kassaboken baserat på den betalningsmetod som läses av på den mottagna ordern eller prenumerationsförnyelsen.
• Hantera försäljning till utlandet (kassabok): Med integrationen kan försäljning till utlandet hanteras korrekt i kassaboken baserat på kundens land.

Dagens omsättning (POS)

• Skapa dagens omsättning: Med integrationen kan dagens totala omsättning tas emot från ett POS-system och skapas i ekonomisystemet. Detta säkerställer en effektiv och samlad registrering av dagens försäljning.
• Använd omsättningskonton (Dagens omsättning): Med integrationen kan det styras vilka omsättningskonton som används vid bokföring av dagens omsättning från ett POS-system.
• Använd betalningsinställningar (Dagens omsättning): Med integrationen kan flera olika betalningsmetoder hanteras vid bokföring av dagens omsättning. Betalningsmetoder kan ställas in och fördelas korrekt via betalningsinställningarna.

Inlösare och avstämning

• Hantera utbetalningar / utbetalningsrapport (inlösare): Med integrationen kan utbetalningar från inlösaren tas emot och bokföras på ett balanskonto. Detta används för att hålla koll på om utbetalningar för genomförd försäljning har mottagits.
• Använd Paymatch (inlösare): Med integrationen kan Paymatch användas som en utökning som matchar utbetalningsrader från inlösaren med tillhörande fakturor. Detta säkerställer på radnivå att utbetalningar för försäljning har mottagits. Det måste klargöras med IEX Support om Paymatch kan levereras för den specifika konfigurationen.
• Gruppera rader (inlösare): Med integrationen kan utbetalningsrader från inlösaren grupperas och bokföras som en samlad post. Detta ger en tydligare registrering av utbetalningar i redovisningen.

Sammantaget ger integrationen till Billy en omfattande och flexibel automatisering av fakturering, bokföring, betalning och avstämning. Det minskar manuella arbetsflöden, säkerställer korrekt momshantering och skapar en solid grund för effektiv ekonomistyrning.

Anslutningsmetod

Billy ansluts till IEX via en åtkomstnyckel som skapas i Billy. Denna kopieras in i IEX-plattformen.