Hva betyr "Feil i validering av totaler" / "Error in totals validation"?

En hyppig advarsel i loggen er: "Error in totals validation

Denne advarselen betyr at det er en differanse i ordre- og/eller mva-totalene mellom nettbutikkordren og fakturaen/ordren i regnskapet.

Som en sikkerhetsforanstaltning validerer integrasjonen totalene mellom nettbutikk og regnskap for å sikre at beløpene stemmer før fakturaen bokføres.

Hvis det er en forskjell mellom beløpene på ordresummen eller mva-summen, vil integrasjonen unnlate å bokføre fakturaen, og i stedet opprette den som fakturakladde

Hyppige årsaker til differanser:

Det kan være flere forskjellige årsaker til at det oppstår en differanse.

For å undersøke hva som forårsaker differansen, bør du sammenligne beløpene på nettbutikkordren med fakturaen/ordren i regnskapet for å finne ut hvordan de skiller seg fra hverandre.

Nedenfor er typiske årsaker til differanser samt løsningsmuligheter beskrevet:
Overordnet er det viktig å forstå at beløpene fra nettbutikkordren ikke bare kan føres direkte over i det tilsvarende feltet i regnskapet, men at mva og rabatter må gjenberegnes i regnskapet ut fra de mva-reglene osv. som er satt opp.

Vare uten mva i nettbutikk matches med mva-pliktig vare i regnskap:

Hvordan gjenkjennes denne differansen?

Den enkelte varen er pålagt MVA på fakturaen/ordren i regnskapet, og derfor har den på fakturalinjen en høyere pris enn på tilsvarende ordrelinje på nettbutikk-ordren.

Årsak til differanse:

Nettbutikk-ordren angir ikke at det er krevet inn MVA for en vare, fordi MVA-en er inkludert i varens pris. Fordi varen er opprettet i en MVA-pliktig gruppe i regnskapet, blir det pålagt MVA i tillegg til prisen, da integrasjonen behandler prisen som ekskl. MVA.

Differansen oppstår fordi det ikke er satt opp en dedikert MVA-håndtering i nettbutikken, som beregner MVA-en til ekskl. MVA-prisen på ordren.

Løsninger:

Denne feilen kan løses på tre måter:

1) Aktiver MVA i nettbutikken og sett opp MVA-satser. Fjern MVA-en fra samtlige varers pris i nettbutikken. Deretter vil det automatisk bli pålagt MVA på fremtidige ordrer i nettbutikken. Selv om det kan være mye arbeid forbundet med dette, er det i de fleste tilfeller den beste løsningen - spesielt ift. internasjonal skalering av din forretning.
Merk: avsluttede ordrer i de fleste nettbutikker ikke kan omberegnes automatisk ift. nytt MVA-oppsett, da salget til kunden allerede er avsluttet.

2) På de fleste IEX nettbutikk-moduler kan det i innstillingene angis at prisene er tastet inn inklusiv MVA i nettbutikken, slik at integrasjonen vet at den skal inkludere MVA i beløpene. Det må imidlertid fortsatt være satt opp MVA-satser i nettbutikken, slik at integrasjonen kan lese hvilke MVA-satser som skal brukes.

3) Flytt varen til en ikke-MVA-pliktig gruppe i regnskapet, hvis det ikke skal beregnes MVA av salget.

Omberegning av rabatt, hvor det omregnes til prosentsats:

Hvordan gjenkjennes denne differansen?

Rabattprosenten, som oftest er angitt i hele tall på nettbutikkordren, har et annet beløp (ofte med skjeve desimaler) på fakturaen/ordren i regnskapet.
(IEX support vil ofte kalle dette en øredifferanse

Årsak til differanse:

I nettbutikken er det gitt en rabatt i et fast beløp. I regnskapet skal denne rabatten håndteres via en prosentsats. Rabatten er derfor omregnet til en prosentsats i nettbutikken, hvor det er tillatt flere desimaler enn det er tillatt for prosentsatsen i regnskapet. Prosentsatsen er derfor avrundet før rabattbeløpet gjenberegnes på fakturaen/ordren i regnskapet, og det oppstår derfor en øredifferanse.

Eksempel:

Et produkt til en veiledende pris på 5899 kr er solgt med en rabatt på 500 kr i nettbutikken.Dette skal håndteres som en prosentsats i regnskapet, og nettbutikken omregner rabatten til 8,476012883539582%. Denne rabatten i prosenter blir rundet opp til 8,48%i regnskapet, da regnskapet kun tillater 2 desimaler i prosentsatsen.

Når rabatten gjenberegnes i regnskapet, skjer følgende regnestykke: (5899 kr./100) x 8,48 = 500,2352 kr.

Derfor oppstår en differanse på 0,2352 kr.

Jo høyere prisen på varen er, desto høyere blir differansen.

Løsninger:

Denne feilen kan løses på to måter:

1) Under innstillingene for regnskapet ditt i IEX, kan du aktivere en funksjonalitet kalt "Øreavrunding". Dette vil legge til en fakturalinje som tilskriver/fjerner differansen på ørenivå.

Her skal du legge til et varenummer (f.eks. diff), en beskrivelse for linjen (f.eks. øredifferanse) og en toleranse for hvor stor differansen kan være (f.eks. 0,10 for 10 øres toleranse).
Dette varenummeret må du manuelt opprette i regnskapet først i en ikke-momspliktig varegruppe.

2) Begrens, antall desimaler som kan brukes i nettbutikken til 2 desimaler.

Priser håndteres uten desimaler i nettbutikken:

Hvordan gjenkjennes denne differansen?

Det er beregnet moms i både nettbutikk og regnskap, men momstotalen stemmer ikke mellom nettbutikk og regnskap. På én eller flere ordrelinjer, er det en differanse på ørenivå – typisk på 0,25, 0,50 eller 0,75 per ordrelinje.

Årsak:Det er ikke aktivert bruk av desimaler i nettbutikken, og derfor kreves ikke moms inn korrekt i nettbutikken.

Eksempel:

En vare er solgt for 105 kr ekskl. moms. i nettbutikken. Nettbutikken legger til 25% moms. Det er ikke tillatt med desimaler, så momsbeløpet avrundes til 26 kr.
Ordretotalen blir 131 kr.

I regnskapet beregnes momsen (korrekt) til 26,25 kr. og totalen på fakturaen lander på 131,25 kr., noe som betyr en differanse på 0,25 kr.
Løsning:

Tillat 2 desimaler i prishåndteringen i nettbutikken.

Merk, det er ikke en korrekt løsning å bruke øreavrundingsfunksjonaliteten i IEX for å kompensere for dette, da det kreves inn feil momsbeløp i nettbutikken.

Det er lagt moms oppå hele nettbutikkordren, slik at momsen er beregnet to ganger

Hvordan gjenkjennes denne differansen?

Det er beregnet moms oppå en hel ordre, hvor momsen allerede var inkludert.

Årsak:

Momsen er inkludert i alle priser i nettbutikken, men momshåndteringen er ikke satt opp i nettbutikken. Integrasjonen betrakter prisene som ekskl. moms, hvorfor momsen pålegges i regnskapet (fordi varene ligger i en momspliktig gruppe).

Løsninger:

Denne feilen kan løses på to måter:

1)Aktiver moms i nettbutikken og sett opp momssatser. Fjern momsen fra prisen på alle varer i nettbutikken. Deretter vil moms automatisk bli lagt til fremtidige bestillinger i nettbutikken. Selv om dette kan være mye arbeid, er det i de fleste tilfeller den beste løsningen – spesielt med tanke på internasjonal skalering av virksomheten din. Merk at fullførte bestillinger i de fleste nettbutikker ikke kan beregnes på nytt automatisk, da salget til kunden allerede er avsluttet.

2) På de fleste IEX nettbutikk-moduler kan det i innstillingene angis at prisene er lagt inn inkludert moms i nettbutikken, slik at integrasjonen vet at den skal inkludere moms i beløpene. Det må imidlertid fortsatt være satt opp momssatser i nettbutikken, slik at integrasjonen kan lese hvilke momssatser som skal brukes.

Søkeord for artikkel: Totals does not match, øredifference