Uniconta-funksjoner

Integrasjonen til Uniconta gjør det mulig å automatisere og strukturere datautvekslingen mellom forretningssystemer og økonomisystemet. Artikkelen fungerer som dokumentasjon for hva vi kan med en integrasjon til Uniconta, og hvilke funksjoner som kan aktiveres avhengig av behov og oppsett.

Merk at tilgjengeligheten av funksjoner avhenger av hvilken systemkategori som integreres til systemet.

Integrasjonen gjør det mulig å:

Fakturahåndtering

• Opprett faktura: Med integrasjonen kan mottatte ordrer opprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatisert og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrasjonen kan kreditnotaer fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering av bokført omsetning og MVA.
• Synkroniser etter ordrestadie: Med integrasjonen kan håndteringen av fakturaer differensieres basert på ordrestadiet i nettbutikken. Dette gjør det mulig å styre når og hvordan ordrer synkroniseres og behandles.
• Oppdater ordrer/kreditnotaer: Med integrasjonen er det mulig å oppdatere ordrer og kreditnotaer, så lenge fakturaen eller kreditnotaen ennå ikke er bokført. Dette gir fleksibilitet ved endringer, før den endelige bokføringen skjer.
• Send faktura-e-post: Med integrasjonen er det mulig å automatisk sende en faktura-e-post basert på fakturaen som opprettes. Utsendelse av faktura-e-post krever at fakturaen er automatisk bokført. Fakturaen vedlegges og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet utsendelse.
• Bokfør fakturaer automatisk: Med integrasjonen er det mulig å automatisk bokføre fakturaer når de opprettes. Dette sikrer en effektiv prosess og reduserer behovet for manuell håndtering.
• Velg faktura-layout: Med integrasjonen er det mulig å velge hvilket fakturalayout som skal brukes ved opprettelse av fakturaer. Dette sikrer at fakturaene følger virksomhetens ønskede oppsett og visuelle uttrykk.
• Overfør ordrekommentar: Med integrasjonen kan kommentarer fra den mottatte ordren overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer at relevante merknader følger med fra ordre til faktura.
• Bruk valgfri bruk av produkter: Med integrasjonen er det valgfritt om produkter skal brukes ved opprettelse av fakturaer. Det er dermed ikke et krav å ha produkter opprettet for å kunne danne en faktura.

Kunder og salgsoppsett

• Opprett kunder: Med integrasjonen kan kunder fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten opprettes individuelt eller samles på én felles kunde.
• Håndter B2B-håndtering: Med integrasjonen er det mulig å automatisk behandle kunder som enten B2B eller B2C avhengig av om det leses et organisasjonsnummer på den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt MVA-håndtering og kundetype.
• Håndter EAN-håndtering (OIOUBL): Med integrasjonen er det mulig å behandle kunder som EAN-kunder i henhold til OIOUBL-standarden, hvis det leses et EAN-nummer på den mottatte ordren. Dette sikrer korrekt fakturering til offentlige og EAN-baserte mottakere.
• Håndter Salg til utlandet: Med integrasjonen er det mulig å håndtere salg til kunder i utlandet. Dette sikrer korrekt behandling av MVA og salgsdata basert på kundens land.
• Støtt Valuta: Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer. Valutaen fra den mottatte ordren overføres til fakturaen eller bokføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndter OSS (One Stop Shop): Gjør det mulig å håndtere og rapportere MVA for B2C-salg til private kunder i andre EU-land via én samlet MVA-rapportering. Via integrasjonen kan OSS støttes ved korrekt håndtering av MVA-satser basert på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrunnlag, slik at transaksjoner kan avstemmes og inngå i virksomhetens OSS-rapportering.

Ordrelinjer og beløpshåndtering

• Håndter fraktbehandling:Med integrasjonen er det mulig å håndtere frakt som en separat linje ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Frakt kan plasseres på en spesifikk konto (via frakt-produkt) og behandles uavhengig av øvrige varelinjer.
• Fjern linje for fri frakt:Med integrasjonen er det mulig å automatisk fjerne fraktlinjer fra ordren, hvis det er snakk om fri frakt. Dette sikrer at det ikke opprettes unødvendige linjer på fakturaen eller i bokføringen.
• Håndter rabattbehandling:Med integrasjonen er det mulig å håndtere rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen korrekt på fakturaen eller i bokføringen. Rabatter kan både behandles som en prosentrabatt på en vare eller som en rabattlinje i fritekst, hvor integrasjonen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering av beløp og moms.
• Håndter gebyrbehandling:Med integrasjonen er det mulig å håndtere gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen som separate linjer på fakturaen eller i bokføringen. Gebyrer kan tildeles et spesifikt varenummer og bokføres på en ønsket konto.
• Håndter håndtering av øredifferanser:Med integrasjonen kan øredifferanser, som oppstår ved validering av totaler, håndteres automatisk ut fra forhåndsdefinerte innstillinger. Ved differanser kan fakturaen opprettes som kladd, feilen ignoreres innenfor en angitt toleranse, eller det kan opprettes en korreksjonslinje, som utligner differansen innenfor en fastsatt toleranse. Differansene oppstår typisk som følge av gjenberegning av verdier i mottakersystemet.

Betaling og bokføring

• Bruk betalingsoppsett: Med integrasjonen er det mulig å definere betalingsbetingelser basert på betalingsmetoden som leses fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer at fakturaen opprettes med korrekt betalingsoppsett.
• Håndter automatisk bokføring av fakturaer: Med integrasjonen er det mulig å automatisk bokføre fakturaer når de opprettes. Dette sikrer en effektiv prosess og reduserer behovet for manuell håndtering.
• Registrer betaling: Med integrasjonen er det mulig å automatisk registrere betaling på fakturaer basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uten manuell håndtering.

Dagens omsetning (POS)

• Håndter dagens omsetning: Med integrasjonen kan dagens samlede omsetning mottas fra et POS-system og opprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering av dagens salg.
• Bruk omsetningskontoer (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan det styres hvilke omsetningskontoer som brukes ved bokføring av dagens omsetning fra et POS-system.
• Bruk betalingsoppsett (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan flere forskjellige betalingsmetoder håndteres ved bokføring av dagens omsetning. Betalingsmetoder kan settes opp og fordeles korrekt via betalingsoppsettet.

Innløser og utbetalinger

• Håndter Settlements / utbetalingsrapport (innløser):Med integrasjonen kan settlements fra innløseren mottas og bokføres på en balansekonto. Dette brukes til å holde oversikt over om utbetalinger for gjennomført salg er mottatt.
• Bruk Paymatch (innløser):Med integrasjonen kan Paymatch brukes som en utvidelse som matcher utbetalingslinjer fra innløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjenivå at utbetalinger for salg er mottatt. Det må avklares med IEX Support om Paymatch kan leveres til det konkrete oppsettet.
• Grupper linjer (innløser):Med integrasjonen kan utbetalingslinjer fra innløseren grupperes og bokføres som en samlet pulje. Dette gir en mer oversiktlig registrering av utbetalinger i regnskapet.
• Bokfør automatisk (innløser):Med integrasjonen kan posteringer fra innløseren automatisk bokføres på en balansekonto ved mottak av utbetalingsrapporten. Posteringene kan ikke føres som omsetning på en omsetningskonto.

Produkter og lager

• Opprett produkter:Med integrasjonen kan produkter fra nettbutikken eller abonnementstjenesten opprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltnivå hvilke opplysninger som kan opprettes og oppdateres.
• Send lagerantall:Med integrasjonen kan lagerantall styres og sendes til tilknyttede systemer, inkludert både antall på lager og antall tilgjengelig. Internt i økonomisystemet vedlikeholdes lagerantallet ved at fakturaer automatisk trekker fra lager ved bokføring.
• Håndter fullføring:Med integrasjonen kan det sendes en tilbakemelding til systemet som ordren stammer fra, for å oppdatere ordrestatus. Dette brukes når ordren skal videre til neste stadium, eller når det skal foretas en capture.

Kontostyring

• Bruk omsetningskontoer:Med integrasjonen er det mulig å styre hvilke omsetningskontoer som brukes ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.

Integrasjonen til Uniconta gir samlet sett en høy grad av automatisering og kontroll i håndteringen av ordrer, fakturaer, betalinger, produkter og avstemming. Dette reduserer manuelle prosesser, minimerer feil og sikrer en ensartet og skalerbar økonomiprosess.

Tilkoblingsmetode

Kobles til via serverbruker.