Billy-funksjoner

Integrasjonen til Billy gjør det mulig å automatisere og strukturere datautvekslingen mellom forsystemer som nettbutikk, POS eller abonnementsløsninger og økonomisystemet. Artikkelen fungerer som dokumentasjon for hva vi kan med en integrasjon til Billy, og hvilke funksjoner som kan støttes avhengig av behov og oppsett.

Merk at tilgjengeligheten av funksjoner avhenger av hvilken systemkategori som integreres til i systemet.

Integrasjonen gjør det mulig å:

Fakturahåndtering

• Opprett faktura: Med integrasjonen kan mottatte ordrer opprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatisert og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrasjonen kan kreditnotaer fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering av bokført omsetning og MVA.
• Send faktura-e-post: Med integrasjonen er det mulig å automatisk sende en faktura-e-post basert på fakturaen som opprettes. Utsending av faktura-e-post krever at fakturaen er automatisk bokført. Fakturaen vedlegges og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet utsendelse.
• Automatisk bokføring av fakturaer: Med integrasjonen er det mulig å automatisk bokføre fakturaer når de opprettes. Dette sikrer en effektiv prosess og reduserer behovet for manuell håndtering.
• Oppdater ordrer/kreditnotaer: Med integrasjonen er det mulig å oppdatere ordrer og kreditnotaer så lenge fakturaen eller kreditnotaen ennå ikke er bokført. Dette gir fleksibilitet ved endringer før den endelige bokføringen skjer.

Kunder og produkter

• Opprett kunder: Med integrasjonen kan kunder fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten opprettes individuelt eller samles på én felles kunde.
• Opprett produkter: Med integrasjonen kan produkter fra nettbutikken eller abonnementssystemet opprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltnivå hvilke opplysninger som kan opprettes og oppdateres.

Betaling og avstemming

• Sett opp betalingsinnstillinger: Med integrasjonen er det mulig å definere betalingsbetingelser basert på betalingsmetoden som leses fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer at fakturaen opprettes med korrekte betalingsinnstillinger.
• Registrer betaling: Med integrasjonen er det mulig å automatisk registrere betaling på fakturaer basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uten manuell håndtering.
• Håndter øredifferanser: Med integrasjonen kan øredifferanser, som oppstår ved validering av totaler, håndteres automatisk ut fra forhåndsdefinerte innstillinger. Ved differanser kan fakturaen opprettes som kladd, feilen ignoreres innenfor en angitt toleranse, eller det kan opprettes en korreksjonslinje som utligner differansen innenfor en fastsatt toleranse. Differansene oppstår typisk som følge av nyberegning av verdier i mottakersystemet.

Salg og kontering

• Bruk omsetningskontoer: Med integrasjonen er det mulig å styre hvilke omsetningskontoer som brukes ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Håndterer frakt: Med integrasjonen er det mulig å håndtere frakt som en separat linje ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Frakt kan plasseres på en spesifikk konto (via frakt-produkt) og behandles uavhengig av øvrige varelinjer.
• Håndterer rabatter: Med integrasjonen er det mulig å håndtere rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen korrekt på fakturaen eller i bokføringen. Rabatter kan både behandles som en prosentrabatt på en vare eller som en rabattlinje i fritekst, der integrasjonen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering av beløp og moms.
• Håndterer gebyrer: Med integrasjonen er det mulig å håndtere gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen som separate linjer på fakturaen eller i bokføringen. Gebyrer kan tildeles et spesifikt varenummer og bokføres på en ønsket konto.
• Håndterer valuta: Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer. Valutaen fra den mottatte ordren overføres til fakturaen eller bokføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndterer salg til utlandet: Med integrasjonen er det mulig å håndtere salg til kunder i utlandet. Dette sikrer korrekt behandling av moms og salgsdata basert på kundens land.
• Støtter OSS (One Stop Shop): Gjør det mulig å håndtere og innberette moms for B2C-salg til private kunder i andre EU-land via én samlet momsinnberetning. Via integrasjonen kan OSS støttes ved korrekt håndtering av momssatser basert på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrunnlag, slik at transaksjoner kan avstemmes og inngå i virksomhetens OSS-innberetning.
• Overfør ordrekommentar: Med integrasjonen kan kommentarer fra den mottatte ordren overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer at relevante merknader følger med fra ordre til faktura.

Kassekladde

• Opprett posteringer i kassekladde: Med integrasjonen kan ordrer og kreditnotaer mottas og opprettes direkte som posteringer i kassekladden. Dette sikrer en fleksibel håndtering av transaksjoner uten opprettelse av fakturaer.
• Støtt OSS (kassekladde): Med integrasjonen kan OSS håndteres i kassekladden ved å sikre korrekt momshåndtering på posteringer basert på kundens leveringsland. Dette danner grunnlag for korrekt OSS-rapportering ved salg til private kunder i andre EU-land.
• Auto-bokfør (kassekladde): Med integrasjonen kan posteringer i kassekladden automatisk bokføres. Dette sikrer en effektiv prosess og minimerer behovet for manuell bokføring.
• Bruk omsetningskontoer (kassekladde): Med integrasjonen kan det styres hvilke omsetningskontoer som brukes ved opprettelse av posteringer i kassekladden.
• Håndter frakt (kassekladde): Med integrasjonen kan frakt håndteres som en separat postering i kassekladden. Frakt kan bokføres på en spesifikk konto og behandles uavhengig av øvrige posteringer.
• Håndter rabatter (kassekladde): Med integrasjonen kan rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen håndteres korrekt i kassekladden. Rabatter kan behandles som en reduksjon på omsetningen eller som en separat postering, noe som sikrer korrekt bokføring av beløp og moms.
• Håndter gebyrer (kassekladde): Med integrasjonen kan gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen håndteres som separate posteringer i kassekladden. Gebyrer kan bokføres på en spesifikk konto og behandles uavhengig av øvrige posteringer.
• Håndter valutaer (kassekladde): Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer ved postering i kassekladden.
• Registrer betaling (kassekladde): Med integrasjonen kan betalinger registreres automatisk i kassekladden basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Bruk betalingsoppsett (kassekladde): Med integrasjonen kan betalingsoppsett brukes i kassekladden basert på betalingsmetoden som leses fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Håndter salg til utlandet (kassekladde): Med integrasjonen kan salg til utlandet håndteres korrekt i kassekladden basert på kundens land.

Dagens omsetning (POS)

• Opprett dagens omsetning: Med integrasjonen kan dagens samlede omsetning mottas fra et POS-system og opprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering av dagens salg.
• Bruk omsetningskontoer (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan det styres hvilke omsetningskontoer som brukes ved bokføring av dagens omsetning fra et POS-system.
• Bruk betalingsoppsett (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan flere forskjellige betalingsmetoder håndteres ved bokføring av dagens omsetning. Betalingsmetoder kan settes opp og fordeles korrekt via betalingsoppsettet.

Innløser og avstemming

• Håndter settlements / utbetalingsrapport (innløser): Med integrasjonen kan settlements fra innløseren mottas og bokføres på en balansekonto. Dette brukes til å holde oversikt over om utbetalinger for gjennomført salg er mottatt.
• Bruk Paymatch (innløser): Med integrasjonen kan Paymatch brukes som en utvidelse som matcher utbetalingslinjer fra innløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjenivå at utbetalinger for salg er mottatt. Det må avklares med IEX Support om Paymatch kan leveres til den konkrete oppsettet.
• Grupper linjer (innløser): Med integrasjonen kan utbetalingslinjer fra innløseren grupperes og bokføres som en samlet pulje. Dette gir en mer oversiktlig registrering av utbetalinger i regnskapet.

Samlet sett gir integrasjonen til Billy en omfattende og fleksibel automatisering av fakturering, bokføring, betaling og avstemming. Det reduserer manuelle arbeidsflyter, sikrer korrekt MVA-håndtering og skaper et solid grunnlag for effektiv økonomistyring.

Tilkoblingsmetode

Billy kobles til IEX via en tilgangsnøkkel som opprettes i Billy. Denne kopieres inn i IEX-plattformen.