Dynaccount-funksjoner

Integrasjonen til Dynaccount gjør det mulig å automatisere og strukturere håndteringen av salgsdata, kunder, produkter og betalinger mellom forretningssystemer og økonomisystemet. Denne artikkelen fungerer som dokumentasjon for hva vi kan med en integrasjon til Dynaccount, og hvilke funksjonelle muligheter som støttes.

Merk at tilgjengeligheten av funksjoner avhenger av hvilken systemkategori som integreres til systemet.

Integrasjonen gjør det mulig å:

Fakturahåndtering og bokføring

• Opprett faktura: Med integrasjonen kan mottatte ordrer opprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatisert og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrasjonen kan kreditnotaer fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering av bokført omsetning og moms.
• Synkroniser etter ordrestatus: Med integrasjonen kan håndteringen av fakturaer differensieres basert på ordrestatus i nettbutikken. Dette gjør det mulig å styre når og hvordan ordrer synkroniseres og behandles.
• Send faktura-e-post: Med integrasjonen er det mulig å automatisk sende en faktura-e-post basert på fakturaen som opprettes. Utsendelse av faktura-e-post krever at fakturaen er automatisk bokført. Fakturaen vedlegges og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet utsendelse.
• Automatisk bokføring av fakturaer: Med integrasjonen er det mulig å automatisk bokføre fakturaer når de opprettes. Dette sikrer en effektiv prosess og reduserer behovet for manuell håndtering.
• Oppdater ordrer/kreditnotaer: Med integrasjonen er det mulig å oppdatere ordrer og kreditnotaer, så lenge fakturaen eller kreditnotaen ennå ikke er bokført. Dette gir fleksibilitet ved endringer, før den endelige bokføringen skjer.

Betaling og finansiell styring

• Sett opp betalingsbetingelser: Med integrasjonen er det mulig å definere betalingsbetingelser basert på betalingsmetoden som leses fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer at fakturaen opprettes med korrekt betalingsoppsett.
• Registrer betaling: Med integrasjonen er det mulig å automatisk registrere betaling på fakturaer basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uten manuell håndtering.
• Håndter øredifferanser: Med integrasjonen kan øredifferanser, som oppstår ved validering av totaler, håndteres automatisk ut fra forhåndsdefinerte innstillinger. Ved differanser kan fakturaen opprettes som kladd, feilen ignoreres innenfor en angitt toleranse, eller det kan opprettes en korreksjonslinje som utligner differansen innenfor en fastsatt toleranse. Differansene oppstår typisk som følge av nyberegning av verdier i mottakersystemet.
• Støtt valuta: Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer. Valutaen fra den mottatte ordren overføres til fakturaen eller bokføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.

MVA og internasjonal handel

• Støtt OSS (One Stop Shop):Gjør det mulig å håndtere og rapportere MVA for B2C-salg til private kunder i andre EU-land via én samlet MVA-rapportering. Via integrasjonen kan OSS støttes ved korrekt håndtering av MVA-satser basert på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrunnlag, slik at transaksjoner kan avstemmes og inngå i selskapets OSS-rapportering.
• Håndter salg til utlandet:Med integrasjonen er det mulig å håndtere salg til kunder i utlandet. Dette sikrer korrekt behandling av MVA og salgsdata basert på kundens land.
• Håndter B2B-håndtering:Med integrasjonen er det mulig å automatisk behandle kunder som enten B2B eller B2C avhengig av om det leses et organisasjonsnummer på den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt MVA-håndtering og kundetype.

Kunde- og ordredata

• Opprett kunder:Med integrasjonen kan kunder fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten opprettes individuelt eller samles på én felles kunde.
• Overfør ordrekommentar:Med integrasjonen kan kommentarer fra den mottatte ordren overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer at relevante merknader følger med fra ordre til faktura.

Produkt- og varehåndtering

• Opprett produkter: Med integrasjonen kan produkter fra nettbutikken eller abonnementstjenesten opprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltnivå hvilke opplysninger som kan opprettes og oppdateres.
• Send lagerantall: Med integrasjonen kan lagerantall styres og sendes til tilknyttede systemer, inkludert både antall på lager og antall tilgjengelig. Internt i økonomisystemet vedlikeholdes lagerantallet ved at fakturaer automatisk foretar lagertrekk ved bokføring.

Linjehåndtering på faktura

• Håndter frakt: Med integrasjonen er det mulig å håndtere frakt som en separat linje ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Frakt kan plasseres på en spesifikk konto (via frakt-produkt) og behandles uavhengig av øvrige varelinjer.
• Håndter rabatter: Med integrasjonen er det mulig å håndtere rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen korrekt på fakturaen eller i bokføringen. Rabatter kan både behandles som en prosentrabatt på en vare eller som en rabattlinje i fritekst, hvor integrasjonen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering av beløp og MVA.
• Håndter gebyrer: Med integrasjonen er det mulig å håndtere gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen som separate linjer på fakturaen eller i bokføringen. Gebyrer kan tildeles et spesifikt varenummer og bokføres på en ønsket konto.

Samlet sett bidrar integrasjonen til Dynaccount til en automatisert og skalerbar håndtering av salgsprosesser, reduserer manuelle arbeidsflyter og sikrer korrekt bokføring, momsbehandling og datakonsistens på tvers av systemer.