e-conomic-funksjoner

Integrasjonen til e-conomic gjør det mulig å automatisere og strukturere bokførings- og faktureringsprosesser på tvers av ordrer, betalinger, POS-salg og innløseravstemming. Artikkelen fungerer som dokumentasjon for hva vi kan med en integrasjon til e-conomic, og hvilke funksjoner som kan aktiveres avhengig av behov og oppsett.

Merk: Tilgjengeligheten av funksjoner avhenger av hvilken systemkategori som integreres til i systemet.

Integrasjonen gjør det mulig å:

Fakturahåndtering og ordrestrøm

• Opprett faktura: Med integrasjonen kan mottatte ordrer opprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatisert og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrasjonen kan kreditnotaer fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering av bokført omsetning og moms.
• Synkroniser etter ordrestatus: Med integrasjonen kan håndteringen av fakturaer differensieres basert på ordrestatus i nettbutikken. Dette gjør det mulig å styre når og hvordan ordrer synkroniseres og behandles.
• Send faktura-e-post: Med integrasjonen er det mulig å automatisk sende en faktura-e-post basert på fakturaen som opprettes. Utsendelse av faktura-e-post krever at fakturaen er automatisk bokført. Fakturaen vedlegges og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet utsendelse.
• Bokfør fakturaer automatisk: Med integrasjonen er det mulig å automatisk bokføre fakturaer når de opprettes. Dette sikrer en effektiv prosess og reduserer behovet for manuell håndtering.
• Oppdater ordrer/kreditnotaer: Med integrasjonen er det mulig å oppdatere ordrer og kreditnotaer så lenge fakturaen eller kreditnotaen ennå ikke er bokført. Dette gir fleksibilitet ved endringer før den endelige bokføringen skjer.
• Overfør ordrekommentar: Med integrasjonen kan kommentarer fra den mottatte ordren overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer at relevante merknader følger med fra ordre til faktura.
• Velg faktura-layout: Med integrasjonen er det mulig å velge hvilket fakturalayout som skal brukes ved opprettelse av fakturaer. Dette sikrer at fakturaene følger virksomhetens ønskede oppsett og visuelle uttrykk.

Kunder og kundetyper

• Opprett kunder: Med integrasjonen kan kunder fra mottatte ordrer eller abonnementsfornyelser opprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten opprettes individuelt eller samles på én felles kunde.
• Håndter B2B-håndtering: Med integrasjonen er det mulig automatisk å behandle kunder som enten B2B eller B2C avhengig av om det leses et organisasjonsnummer på den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt momshåndtering og kundetype.
• Håndter EAN-håndtering (OIOUBL): Med integrasjonen er det mulig å behandle kunder som EAN-kunder i henhold til OIOUBL-standarden, hvis det leses et EAN-nummer på den mottatte ordren. Dette sikrer korrekt fakturering til offentlige og EAN-baserte mottakere.

Moms, valuta og internasjonalt salg

• Håndterer OSS (One Stop Shop):Gjør det mulig å håndtere og rapportere MVA for B2C-salg til privatkunder i andre EU-land via én samlet MVA-rapportering. Via integrasjonen kan OSS støttes ved korrekt håndtering av MVA-satser basert på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrunnlag, slik at transaksjoner kan avstemmes og inngå i selskapets OSS-rapportering.
• Håndterer salg til utlandet:Med integrasjonen er det mulig å håndtere salg til kunder i utlandet. Dette sikrer korrekt behandling av MVA og salgsdata basert på kundens land.
• Støtter valuta:Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer. Valutaen fra den mottatte ordren overføres til fakturaen eller bokføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndterer periodisering:Med integrasjonen er det mulig å periodisere inntekter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer at omsetningen fordeles korrekt over den relevante perioden i økonomisystemet.

Linje- og beløpshåndtering

• Styr inntektskontoer: Med integrasjonen er det mulig å styre hvilke inntektskontoer som brukes ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Håndterer frakthåndtering: Med integrasjonen er det mulig å håndtere frakt som en separat linje ved opprettelse av fakturaer eller bokføringslinjer. Frakt kan plasseres på en spesifikk konto (via frakt-produkt) og behandles uavhengig av øvrige varelinjer.
• Fjern linje for gratis frakt: Med integrasjonen er det mulig å automatisk fjerne fraktlinjer fra ordren hvis det er snakk om gratis frakt. Dette sikrer at det ikke opprettes unødvendige linjer på fakturaen eller i bokføringen.
• Håndterer rabatthåndtering: Med integrasjonen er det mulig å håndtere rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen korrekt på fakturaen eller i bokføringen. Rabatter kan både behandles som en prosentrabatt på en vare eller som en rabattlinje i fritekst, der integrasjonen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering av beløp og merverdiavgift.
• Håndterer gebyrhåndtering: Med integrasjonen er det mulig å håndtere gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen som separate linjer på fakturaen eller i bokføringen. Gebyrer kan tildeles et spesifikt varenummer og bokføres på en ønsket konto.
• Håndterer øredifferanser: Med integrasjonen kan øredifferanser, som oppstår ved validering av totaler, håndteres automatisk ut fra forhåndsdefinerte innstillinger. Ved differanser kan fakturaen opprettes som kladd, feilen ignoreres innenfor en angitt toleranse, eller det kan opprettes en korreksjonslinje som utligner differansen innenfor en fastsatt toleranse. Differansene oppstår typisk som følge av nyberegning av verdier i mottakersystemet.
• Angi standard varenummer: Med integrasjonen er det mulig å angi et standard varenummer som fallback for varer uten varenummer. Dette er generelt ikke anbefalt, men kan brukes i spesielle tilfeller der varenummer ikke kan angis på ordrelinjer.
• Opprett produkter: Med integrasjonen kan produkter fra nettbutikken eller abonnementstjenesten opprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltnivå hvilke opplysninger som kan opprettes og oppdateres.

Betaling og betalingshåndtering

• Bruk betalingsoppsett: Med integrasjonen er det mulig å definere betalingsbetingelser basert på betalingsmetoden som leses fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer at fakturaen opprettes med korrekt betalingsoppsett.
• Registrer betaling: Med integrasjonen er det mulig å automatisk registrere betaling på fakturaer basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uten manuell håndtering.
• Splitt på POS-ordrer: Med integrasjonen er det mulig å behandle POS-ordrer separat fra vanlige nettbutikkordrer, selv om de mottas i samme format. Dette sikrer korrekt håndtering og bokføring av POS-salg.

Kassekladde

• Opprett posteringer i kassekladde: Med integrasjonen kan ordrer og kreditnotaer mottas og opprettes direkte som posteringer i kassekladden. Dette sikrer en fleksibel håndtering av transaksjoner uten opprettelse av fakturaer.
• Håndter OSS (kassekladde): Med integrasjonen kan OSS håndteres i kassekladden ved å sikre korrekt mva-håndtering på posteringer basert på kundens leveringsland. Dette danner grunnlag for korrekt OSS-rapportering ved salg til privatkunder i andre EU-land.
• Bokfør automatisk (kassekladde): Med integrasjonen kan posteringer i kassekladden automatisk bokføres. Dette sikrer en effektiv prosess og minimerer behovet for manuell bokføring.
• Styr omsetningskontoer (kassekladde): Med integrasjonen kan det styres hvilke omsetningskontoer som brukes ved opprettelse av posteringer i kassekladden.
• Håndter frakthåndtering (kassekladde): Med integrasjonen kan frakt håndteres som en separat postering i kassekladden. Frakt kan bokføres på en spesifikk konto og behandles uavhengig av øvrige posteringer.
• Håndter rabatthåndtering (kassekladde): Med integrasjonen kan rabatter fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen håndteres korrekt i kassekladden. Rabatter kan behandles som en reduksjon på omsetningen eller som en separat postering, noe som sikrer korrekt bokføring av beløp og mva.
• Håndter gebyrhåndtering (kassekladde): Med integrasjonen kan gebyrer fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen håndteres som separate posteringer i kassekladden. Gebyrer kan bokføres på en spesifikk konto og behandles uavhengig av øvrige posteringer.
• Støtt valutaer (kassekladde): Med integrasjonen støttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskjellige valutaer ved postering i kassekladden.
• Registrer betaling (kassekladde): Med integrasjonen kan betalinger registreres automatisk i kassekladden basert på betalingsinformasjon fra den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Bruk betalingsoppsett (kassekladde): Med integrasjonen kan betalingsoppsett brukes i kassekladden basert på betalingsmetoden som avleses på den mottatte ordren eller abonnementsfornyelsen.
• Håndter salg til utlandet (kassekladde): Med integrasjonen kan salg til utlandet håndteres korrekt i kassekladden basert på kundens land.
• Oppdater ordre/kreditnota (kassekladde): Med integrasjonen er det mulig å oppdatere posteringer i kassekladden ved endringer til en ordre eller kreditnota, så lenge posteringen ennå ikke er bokført.

Dagens omsetning (POS)

• Opprett dagens omsetning: Med integrasjonen kan dagens samlede omsetning mottas fra et POS-system og opprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering av dagens salg.
• Styr omsetningskontoer (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan det styres hvilke omsetningskontoer som brukes ved bokføring av dagens omsetning fra et POS-system.
• Bruk betalingsoppsett (Dagens omsetning): Med integrasjonen kan flere forskjellige betalingsmetoder håndteres ved bokføring av dagens omsetning. Betalingsmetoder kan settes opp og fordeles korrekt via betalingsoppsettet.

Innløser og avstemming

• Motta settlements / utbetalingsrapport (innløser): Med integrasjonen kan settlements fra innløseren mottas og bokføres på en balansekonto. Dette brukes til å holde oversikt over om utbetalinger for gjennomført salg er mottatt.
• Bruk Paymatch (innløser): Med integrasjonen kan Paymatch brukes som en utvidelse som matcher utbetalingslinjer fra innløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjenivå at utbetalinger for salg er mottatt. Det må avklares med IEX Support om Paymatch kan leveres til det konkrete oppsettet.
• Grupper linjer (innløser): Med integrasjonen kan utbetalingslinjer fra innløseren grupperes og bokføres som en samlet pulje. Dette gir en mer oversiktlig registrering av utbetalinger i regnskapet.
• Bokfør automatisk (innløser): Med integrasjonen kan posteringer fra innløseren automatisk bokføres på en balansekonto ved mottak av utbetalingsrapporten. Posteringene kan ikke føres som omsetning på en omsetningskonto.

Integrasjonen til e-conomic støtter dermed hele verdikjeden fra ordre til bokføring, betaling og avstemming. Dette skaper en effektiv, automatisert og skalerbar økonomiprosess med høy datakvalitet og redusert manuelt arbeid.

Tilkoblingsmetode

e-conomic kobles til IEX via Visma Connect-pålogging. På IEX-plattformen finnes en knapp for å opprette forbindelse, som fører deg videre til godkjenning.