Paymatch for e-conomic - Utligning med validering av beløp

Paymatch er en utvidelse til en nettbutikk/regnskapsintegrasjon.

Paymatch-produktet har som formål å matche utbetalingene dine fra innløseren med salgene dine fra nettbutikken, slik at det er klart for deg å avstemme beløpene med ett klikk.

Med metoden beskrevet i denne artikkel, kan betalingene utlignes enkeltvis, slik at beløpene kan valideres og eventuelle feil/mangler kan identifiseres.

En forutsetning for at Paymatch-produktet automatisk kan matche utbetalingen med fakturaen er at fakturaen er bokført. Derfor anbefales bruk av automatisk bokføring av fakturaer i forbindelse med Paymatch på det sterkeste.

Denne artikkelen beskriver i tre deler hvordan Paymatch fungerer, hva det forutsetter, og hvordan du selv avslutter avstemmingen av betalinger.

Første del: Automatisk bokføring av faktura med registrering av betaling

Integrasjonen overfører ordrer, kunder, produkter fra nettbutikken din til e-conomic.

Når en faktura opprettes, er integrasjonen satt opp til automatisk å bokføre fakturaen og vil registrere den som betalt. Her er det satt opp en betalingsbetingelse, som gjelder betalingene som går gjennom den spesifikke innløseren.

Betalingsbetingelsen brukes til å flytte beløpet over til en kunde-mellomregningskonto, som brukes til å isolere posteringer der betalingen er håndtert av den spesifikke innløseren. Etterpå kan posteringene matches direkte opp med utbetalingene fra innløseren på en dedikert konto. Gebyrer fra innløseren håndteres på en særskilt konto som er tilegnet formålet.

I dybden: Slik håndteres betaling via betalingsbetingelse og mellomregningskonto

Overordnet håndteres Paymatch i regnskapet ut fra et prinsipp om at det utestående beløpet ikke ligger hos sluttkunden, som har tastet inn kortopplysninger og fullført betalingen sin. Derimot skal det utestående beløpet finnes hos innløseren, hvorfra du venter på utbetalingen. Dette gjenspeiles i hvordan betalingen håndteres i regnskapet med Paymatch.

I denne metoden håndteres det utestående beløpet via en "innløser-kunde", som fungerer som en mellomregningskonto for betalingene du ennå ikke har mottatt fra innløseren din.

Innløser-kunder skal ligge i sin egen kundegruppe, som bør være navngitt etter innløseren. (Eventuelle andre innløsere skal opprettes på separate kundegrupper og kundenumre).

På kundegruppen settes en "balansekonto", som posteringene automatisk vil bli ført til. Til formålet skal det opprettes en dedikert utestående konto i kontoplanen for innløseren din.

Ved denne metoden for Paymatch-oppsett skal det brukes en betalingsbetingelse av typen "Kredittkort". Betalingsbetingelser av typen "Kredittkort", oppretter en postering på nettbutikk-kunden i e-conomic. Deretter utlignes betalingen, slik at beløpet står som betalt av kunden. Samtidig opprettes en ny faktura og postering på innløserkunden, som brukes til å holde oversikt over de manglende utbetalingene fra innløseren.

For oversikten over flere innløsere, er det viktig å huske at det er betalingsbetingelsen som styrer hvilken utestående-konto betalingen føres til.

Spesifikke betalingsbetingelser kan brukes basert på hvilken betalingsmetode som er registrert i ordredataen fra nettbutikken. For eksempel kan det settes opp at typen "dankort" skal bruke [betingelse x], og at typen "visa" skal bruke [betingelse y].

Hvilken betalingsmetode IEX mottar, avhenger av hvilken gateway som brukes i nettbutikken, og hvordan den er satt opp. Det varierer mellom gateways om IEX bare mottar navn på gateway som metode, eller om det mottas mer spesifikke data, f.eks. "kort", "visa" eller "mastercard".
(Dette krever ikke en direkte integrasjon til betalingsgateway, da IEX mottar data fra gatewayen sammen med ordredataen fra nettbutikken.)

Forberedende oppgaver i regnskapet:

• Opprett balansekonto (Se veiledning nedenfor)
• Opprett konto for håndtering av gebyrer (Se veiledning nedenfor)
• Opprett kundegruppe for [innløser]. Angi kontonummer for balansekonto.
• Opprett kunde for [innløser] i den dedikerte kundegruppen
• Opprett betalingsbetingelse av typen "Kredittkort". (Se veiledning

Detaljerte veiledninger fra e-conomic:
Opprettelse av betalingsbetingelse

Andre del: Avstemming av betalinger fra din innløser

Selve Paymatch-utvidelsen kommer i spill når utbetalingsrapporter skal hentes inn fra din innløser, og betalinger skal matches opp mot posteringene på den balansekontoen (tilgodehavende-kontoen) som er opprettet for din innløser.

Det settes opp på integrasjonen at alt skal håndteres gjennom den dedikerte kassekladden til din innløser (se veiledning for opprettelse av kassekladde nedenfor).

Rapporten for utbetalinger hentes automatisk når den genereres av innløseren. IEX oppretter automatisk posteringer for alle linjer i rapporten. Disse opprettes på balansekontoen, hvor det holdes styr på betalinger fra innløseren.

Det opprettes en linje for hver faktura på det matchende beløpet for fakturaen. Paymatch-utvidelsen matcher automatisk posteringer med de tilknyttede fakturaene, og disse utlignes automatisk.

I tillegg opprettes en linje hvor det reelle beløpet som er utbetalt, føres til banken, og en linje for gebyrene som innløseren har trukket.

Eksempel:

Det er lagt inn 3 ordrer på totalt 500 kr.

IEX mottar en utbetalingsrapport fra din innløser. 450 kr. mottas i riktig bank. Det er trukket 50 kr. i gebyr av innløseren.

Paymatch matcher fakturaene som er dekket av utbetalingen og setter disse til utligning.

Faktura 1 - 100 kr.

Faktura 2 - 200 kr.

Faktura 3 - 200 kr.

Følgende linjer opprettes i kladden:
Én linje for faktura på 100 kr.
Én linje for faktura på 200 kr.
Én linje for faktura på 200 kr.
Én linje for 450 kr. "bank"

Én linje på 50 kr. til gebyr

Fakturaene som matches, settes til utligning, dvs. det registreres en betaling for faktura på innløserkunden. Evt. feil må gjennomgås manuelt.

Tredje del: Utlign fakturaer og avstem betalingen med banken (Manuell oppgave)

De to foregående trinn settes opp til å bli håndtert automatisk av IEX Paymatch. I denne delen beskrives den siste utligningen og avstemmingen, som du eller din regnskapsfører må ivareta manuelt.

Utlign posteringer og avstem betalinger:

Det er nå tid for å sjekke kassekladden for å ferdigstille de åpne posteringene.

Når linjene bokføres vil tilgodehavende-kontoen løpende bli nedskrevet.

💡 Vi anbefaler at det avstemmes med banken, før man bokfører linjene. Dvs. man bør gå til bankavstemmingen og sjekke at beløpet fra innløserens rapport stemmer med det man har fått utbetalt i banken.

Fakturaene som ikke er utlignet, må manuelt korrigeres. Dvs. det må utføres en feilsøking for å finne ut hvorfor de ikke er bokført. Kanskje de ikke kunne identifiseres, eller så stemmer ikke beløpet. Feilårsaken må finnes og rettes, slik at det fungerer neste gang. Her kan det muligens være snakk om et spørsmål til oppsettet.

Bilaget i kassekladden sjekkes gjennom. Og linjene som mangler et nummer tildelt i "Faktura" ut for linjen, er ikke avstemt, og må avstemmes manuelt.

Her kan du bare krysse av for de posteringene som er korrekte, og trykke "Bokfør posteringer

Konto for håndtering av feil:

Det anbefales at fakturaer som ikke kan utlignes, håndteres via en dedikert feilkonto for innløser, som IEX angir på linjene som skal rettes. Dvs. hvis Paymatchen ikke kan matche, så settes linjen til å postere på feilkontoen. Hvis man bokfører ved en feil, så vet man hva som skal rettes, da linjen vil fremgå av den kontoen.

Sjekkliste: Forbered ditt e-conomic-regnskap for Paymatch:

• Opprett balansekonto (Se veiledning nedenfor)
• Opprett konto for håndtering av gebyrer (Se veiledning nedenfor)
• Opprett kundegruppe for [innløser]. Angi kontonummer for balansekonto.
• Opprett kunde for [innløser] i den dedikerte kundegruppen
• Opprett betalingsbetingelse av typen "Kredittkort". (Se veiledningOpprett kassekladde for Paymatch [innløser] (Se veiledning nedenfor)

Slik opprettes balansekonto/tilgodehavende-konto:

1. Logg inn i e-conomic og gå til: Regnskap -> Søk og lister -> Kontoplan -> Ny konto
2. Angi typen "Balanse" og tildel et nummer mellom 5600 og 5980, f.eks. 5815. Gi navn "Tilgodehavende [innløser]" og sett nøkkeltallskode til "Øvrige omløpsmidler". Trykk lagre.

Slik opprettes konto for håndtering av innløsergebyrer

1. Gå til Regnskap > Kontoplan > Ny konto
2. Her skal du opprette en konto for håndtering av gebyr. Har du en standard kontoplan i e-conomic, anbefaler vi at du kaller den "Gebyrkonto [innløser]Type settes til "Drift". Debet/Kredit settes til "Debet". Den skal opprettes under "Administrasjonskostnader", dvs. den kan f.eks. opprettes på nr. 3630. Trykk lagre.

Slik oppretter du kassekladde for Paymatch

1. Gå til Alle innstillinger > Regnskap > Kassekladder > Ny kassekladde
   Gi den et beskrivende navn, f.eks. "Paymatch [innløser]Gå inn på kassekladden under Regnskap > Kassekladder >
2. Paymatch [innløser]Velg Andre muligheter > Oppsett av kassekladde >
   Bilagsnumre og velg et nr. den skal starte fra, slik at den ikke starter fra 1.