Uniconta features

Integrationen til Uniconta gør det muligt at automatisere og strukturere dataudvekslingen mellem forretningssystemer og økonomisystemet. Artiklen fungerer som dokumentation for, hvad vi kan med en integration til Uniconta, og hvilke funktioner der kan aktiveres afhængigt af behov og opsætning.

Bemærk, at tilgængeligheden af funktioner afhænger af, hvilken systemkategori der integreres til systemet.

Integrationen gør det muligt at:

Fakturahåndtering

• Opret faktura: Med integrationen kan modtagne ordrer oprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatiseret og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrationen kan kreditnotaer fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering af bogført omsætning og moms.
• Synkroniser efter ordrestadie: Med integrationen kan håndteringen af fakturaer differentieres baseret på ordrestadiet i webshoppen. Dette gør det muligt at styre, hvornår og hvordan ordrer synkroniseres og behandles.
• Opdater ordrer/kreditnotaer: Med integrationen er det muligt at opdatere ordrer og kreditnotaer, så længe fakturaen eller kreditnotaen endnu ikke er bogført. Dette giver fleksibilitet ved ændringer, inden den endelige bogføring sker.
• Send faktura-mail: Med integrationen er det muligt automatisk at sende en faktura-mail baseret på den faktura, der oprettes. Afsendelse af faktura-mail kræver, at fakturaen er automatisk bogført. Fakturaen vedhæftes og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet udsendelse.
• Bogfør fakturaer automatisk: Med integrationen er det muligt automatisk at bogføre fakturaer, når de oprettes. Dette sikrer en effektiv proces og reducerer behovet for manuel håndtering.
• Vælg faktura-layout: Med integrationen er det muligt at vælge, hvilket fakturalayout der skal anvendes ved oprettelse af fakturaer. Dette sikrer, at fakturaerne følger virksomhedens ønskede opsætning og visuelle udtryk.
• Overfør ordrekommentar: Med integrationen kan kommentarer fra den modtagne ordre overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer, at relevante bemærkninger følger med fra ordre til faktura.
• Anvend valgfri brug af produkter: Med integrationen er det valgfrit, om produkter skal anvendes ved oprettelse af fakturaer. Det er således ikke et krav at have produkter oprettet for at kunne danne en faktura.

Kunder og salgsopsætning

• Opret kunder: Med integrationen kan kunder fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten oprettes individuelt eller samles på én fælles kunde.
• Håndter B2B-håndtering: Med integrationen er det muligt automatisk at behandle kunder som enten B2B eller B2C afhængigt af, om der aflæses et CVR-nummer på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer korrekt momshåndtering og kundetype.
• Håndter EAN-håndtering (OIOUBL): Med integrationen er det muligt at behandle kunder som EAN-kunder i henhold til OIOUBL-standarden, hvis der aflæses et EAN-nummer på den modtagne ordre. Dette sikrer korrekt fakturering til offentlige og EAN-baserede modtagere.
• Håndter Salg til udlandet: Med integrationen er det muligt at håndtere salg til kunder i udlandet. Dette sikrer korrekt behandling af moms og salgsdata baseret på kundens land.
• Understøt Valuta: Med integrationen understøttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskellige valutaer. Valutaen fra den modtagne ordre overføres til fakturaen eller bogføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndter OSS (One Stop Shop): Gør det muligt at håndtere og indberette moms for B2C-salg til private kunder i andre EU-lande via én samlet momsindberetning. Via integrationen kan OSS understøttes ved korrekt håndtering af momssatser baseret på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrundlag, så transaktioner kan afstemmes og indgå i virksomhedens OSS-indberetning.

Ordrelinjer og beløbshåndtering

• Håndter Fragthåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere fragt som en separat linje ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Fragt kan placeres på en specifik konto (via fragt-produkt) og behandles uafhængigt af øvrige varelinjer.
• Fjern linje for fri fragt: Med integrationen er det muligt automatisk at fjerne fragtlinjer fra ordren, hvis der er tale om fri fragt. Dette sikrer, at der ikke oprettes unødige linjer på fakturaen eller i bogføringen.
• Håndter Rabathåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere rabatter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse korrekt på fakturaen eller i bogføringen. Rabatter kan både behandles som en procentrabat på en vare eller som en rabatlinje i fritekst, hvor integrationen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering af beløb og moms.
• Håndter Gebyrhåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere gebyrer fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse som separate linjer på fakturaen eller i bogføringen. Gebyrer kan tildeles et specifikt varenummer og bogføres på en ønsket konto.
• Håndter Håndtering af øredifferencer: Med integrationen kan øredifferencer, der opstår ved validering af totaler, håndteres automatisk ud fra foruddefinerede indstillinger. Ved differencer kan fakturaen oprettes som kladde, fejlen ignoreres inden for en angivet tolerance, eller der kan oprettes en korrektionslinje, som udligner differencen inden for en fastsat tolerance. Differencerne opstår typisk som følge af genberegning af værdier i modtagersystemet.

Betaling og bogføring

• Anvend Betalingsopsætning: Med integrationen er det muligt at definere betalingsbetingelser baseret på den betalingsmetode, der aflæses på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer, at fakturaen oprettes med korrekt betalingsopsætning.
• Håndter Automatisk bogføring af fakturaer: Med integrationen er det muligt automatisk at bogføre fakturaer, når de oprettes. Dette sikrer en effektiv proces og reducerer behovet for manuel håndtering.
• Registrer betaling: Med integrationen er det muligt automatisk at registrere betaling på fakturaer baseret på betalingsinformation fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uden manuel håndtering.

Dagens omsætning (POS)

• Håndter Dagens omsætning: Med integrationen kan dagens samlede omsætning modtages fra et POS-system og oprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering af dagens salg.
• Anvend Omsætningskonti (Dagens omsætning): Med integrationen kan det styres, hvilke omsætningskonti der anvendes ved bogføring af dagens omsætning fra et POS-system.
• Anvend Betalingsopsætning (Dagens omsætning): Med integrationen kan flere forskellige betalingsmetoder håndteres ved bogføring af dagens omsætning. Betalingsmetoder kan opsættes og fordeles korrekt via betalingsopsætningen.

Indløser og udbetalinger

• Håndter Settlements / udbetalingsrapport (indløser): Med integrationen kan settlements fra indløseren modtages og bogføres på en balancekonto. Dette anvendes til at holde overblik over, om udbetalinger for gennemført salg er modtaget.
• Anvend Paymatch (indløser): Med integrationen kan Paymatch anvendes som en udvidelse, der matcher udbetalingslinjer fra indløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjeniveau, at udbetalinger for salg er modtaget. Det skal afklares med IEX Support, om Paymatch kan leveres til den konkrete opsætning.
• Gruppér linjer (indløser): Med integrationen kan udbetalingslinjer fra indløseren grupperes og bogføres som en samlet pulje. Dette giver en mere overskuelig registrering af udbetalinger i regnskabet.
• Bogfør automatisk (indløser): Med integrationen kan posteringer fra indløseren automatisk bogføres på en balancekonto ved modtagelse af udbetalingsrapporten. Posteringerne kan ikke føres som omsætning på en omsætningskonto.

Produkter og lager

• Opret produkter: Med integrationen kan produkter fra webshoppen eller abonnementssystemet oprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret, om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltniveau, hvilke oplysninger der må oprettes og opdateres.
• Send lagerantal: Med integrationen kan lagerantal styres og sendes til tilknyttede systemer, herunder både antal på lager og antal til rådighed. Internt i økonomisystemet vedligeholdes lagerantallet ved, at fakturaer automatisk foretager lagertræk ved bogføring.
• Håndter Fulfillment: Med integrationen kan der sendes en tilbagemelding til det system, som ordren stammer fra, for at opdatere ordrestadiet. Dette anvendes, når ordren skal videre til næste stadie, eller når der skal foretages en capture.

Kontostyring

• Anvend Omsætningskonti: Med integrationen er det muligt at styre, hvilke omsætningskonti der anvendes ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.

Integrationen til Uniconta giver samlet set en høj grad af automatisering og kontrol i håndteringen af ordrer, fakturaer, betalinger, produkter og afstemning. Dette reducerer manuelle processer, minimerer fejl og sikrer en ensartet og skalerbar økonomiproces.

Forbindelsesmetode

Forbindes via server bruger.