Billy features

Integrationen til Billy gør det muligt at automatisere og strukturere dataudvekslingen mellem forsystemer som webshop, POS eller abonnementsløsninger og økonomisystemet. Artiklen fungerer som dokumentation for, hvad vi kan med en integration til Billy, og hvilke funktioner der kan understøttes afhængigt af behov og opsætning.

Bemærk, at tilgængeligheden af funktioner afhænger af, hvilken systemkategori der integreres til i systemet.

Integrationen gør det muligt at:

Fakturahåndtering

• Opret faktura: Med integrationen kan modtagne ordrer oprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatiseret og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrationen kan kreditnotaer fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering af bogført omsætning og moms.
• Send faktura-mail: Med integrationen er det muligt automatisk at sende en faktura-mail baseret på den faktura, der oprettes. Afsendelse af faktura-mail kræver, at fakturaen er automatisk bogført. Fakturaen vedhæftes og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet udsendelse.
• Automatisk bogføring af fakturaer: Med integrationen er det muligt automatisk at bogføre fakturaer, når de oprettes. Dette sikrer en effektiv proces og reducerer behovet for manuel håndtering.
• Opdater ordrer/kreditnotaer: Med integrationen er det muligt at opdatere ordrer og kreditnotaer, så længe fakturaen eller kreditnotaen endnu ikke er bogført. Dette giver fleksibilitet ved ændringer, inden den endelige bogføring sker.

Kunder og produkter

• Opret kunder: Med integrationen kan kunder fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten oprettes individuelt eller samles på én fælles kunde.
• Opret produkter: Med integrationen kan produkter fra webshoppen eller abonnementssystemet oprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret, om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltniveau, hvilke oplysninger der må oprettes og opdateres.

Betaling og afstemning

• Opsæt betalingsopsætning: Med integrationen er det muligt at definere betalingsbetingelser baseret på den betalingsmetode, der aflæses på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer, at fakturaen oprettes med korrekt betalingsopsætning.
• Registrer betaling: Med integrationen er det muligt automatisk at registrere betaling på fakturaer baseret på betalingsinformation fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uden manuel håndtering.
• Håndter øredifferencer: Med integrationen kan øredifferencer, der opstår ved validering af totaler, håndteres automatisk ud fra foruddefinerede indstillinger. Ved differencer kan fakturaen oprettes som kladde, fejlen ignoreres inden for en angivet tolerance, eller der kan oprettes en korrektionslinje, som udligner differencen inden for en fastsat tolerance. Differencerne opstår typisk som følge af genberegning af værdier i modtagersystemet.

Salg og kontering

• Anvend omsætningskonti: Med integrationen er det muligt at styre, hvilke omsætningskonti der anvendes ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Håndter fragt: Med integrationen er det muligt at håndtere fragt som en separat linje ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Fragt kan placeres på en specifik konto (via fragt-produkt) og behandles uafhængigt af øvrige varelinjer.
• Håndter rabatter: Med integrationen er det muligt at håndtere rabatter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse korrekt på fakturaen eller i bogføringen. Rabatter kan både behandles som en procentrabat på en vare eller som en rabatlinje i fritekst, hvor integrationen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering af beløb og moms.
• Håndter gebyrer: Med integrationen er det muligt at håndtere gebyrer fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse som separate linjer på fakturaen eller i bogføringen. Gebyrer kan tildeles et specifikt varenummer og bogføres på en ønsket konto.
• Håndter valuta: Med integrationen understøttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskellige valutaer. Valutaen fra den modtagne ordre overføres til fakturaen eller bogføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndter salg til udlandet: Med integrationen er det muligt at håndtere salg til kunder i udlandet. Dette sikrer korrekt behandling af moms og salgsdata baseret på kundens land.
• Understøt OSS (One Stop Shop): Gør det muligt at håndtere og indberette moms for B2C-salg til private kunder i andre EU-lande via én samlet momsindberetning. Via integrationen kan OSS understøttes ved korrekt håndtering af momssatser baseret på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrundlag, så transaktioner kan afstemmes og indgå i virksomhedens OSS-indberetning.
• Overfør ordrekommentar: Med integrationen kan kommentarer fra den modtagne ordre overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer, at relevante bemærkninger følger med fra ordre til faktura.

Kassekladde

• Opret posteringer i kassekladde: Med integrationen kan ordrer og kreditnotaer modtages og oprettes direkte som posteringer i kassekladden. Dette sikrer en fleksibel håndtering af transaktioner uden oprettelse af fakturaer.
• Understøt OSS (kassekladde): Med integrationen kan OSS håndteres i kassekladden ved at sikre korrekt momshåndtering på posteringer baseret på kundens leveringsland. Dette danner grundlag for korrekt OSS-rapportering ved salg til private kunder i andre EU-lande.
• Auto-bogfør (kassekladde): Med integrationen kan posteringer i kassekladden automatisk bogføres. Dette sikrer en effektiv proces og minimerer behovet for manuel bogføring.
• Anvend omsætningskonti (kassekladde): Med integrationen kan det styres, hvilke omsætningskonti der anvendes ved oprettelse af posteringer i kassekladden.
• Håndter fragt (kassekladde): Med integrationen kan fragt håndteres som en separat postering i kassekladden. Fragt kan bogføres på en specifik konto og behandles uafhængigt af øvrige posteringer.
• Håndter rabatter (kassekladde): Med integrationen kan rabatter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse håndteres korrekt i kassekladden. Rabatter kan behandles som en reduktion på omsætningen eller som en separat postering, hvilket sikrer korrekt bogføring af beløb og moms.
• Håndter gebyrer (kassekladde): Med integrationen kan gebyrer fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse håndteres som separate posteringer i kassekladden. Gebyrer kan bogføres på en specifik konto og behandles uafhængigt af øvrige posteringer.
• Håndter valutaer (kassekladde): Med integrationen understøttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskellige valutaer ved postering i kassekladden.
• Registrer betaling (kassekladde): Med integrationen kan betalinger registreres automatisk i kassekladden baseret på betalingsinformation fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Anvend betalingsopsætning (kassekladde): Med integrationen kan betalingsopsætning anvendes i kassekladden baseret på den betalingsmetode, der aflæses på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Håndter salg til udlandet (kassekladde): Med integrationen kan salg til udlandet håndteres korrekt i kassekladden baseret på kundens land.

Dagens omsætning (POS)

• Opret dagens omsætning: Med integrationen kan dagens samlede omsætning modtages fra et POS-system og oprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering af dagens salg.
• Anvend omsætningskonti (Dagens omsætning): Med integrationen kan det styres, hvilke omsætningskonti der anvendes ved bogføring af dagens omsætning fra et POS-system.
• Anvend betalingsopsætning (Dagens omsætning): Med integrationen kan flere forskellige betalingsmetoder håndteres ved bogføring af dagens omsætning. Betalingsmetoder kan opsættes og fordeles korrekt via betalingsopsætningen.

Indløser og afstemning

• Håndter settlements / udbetalingsrapport (indløser): Med integrationen kan settlements fra indløseren modtages og bogføres på en balancekonto. Dette anvendes til at holde overblik over, om udbetalinger for gennemført salg er modtaget.
• Anvend Paymatch (indløser): Med integrationen kan Paymatch anvendes som en udvidelse, der matcher udbetalingslinjer fra indløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjeniveau, at udbetalinger for salg er modtaget. Det skal afklares med IEX Support, om Paymatch kan leveres til den konkrete opsætning.
• Gruppér linjer (indløser): Med integrationen kan udbetalingslinjer fra indløseren grupperes og bogføres som en samlet pulje. Dette giver en mere overskuelig registrering af udbetalinger i regnskabet.

Samlet set giver integrationen til Billy en omfattende og fleksibel automatisering af fakturering, bogføring, betaling og afstemning. Det reducerer manuelle arbejdsgange, sikrer korrekt momshåndtering og skaber et solidt grundlag for effektiv økonomistyring.

Forbindelsesmetode

Billy forbindes til IEX via en adgangsnøgle, der oprettes i Billy. Denne kopieres ind i IEX-platformen.