e-conomic features

Integrationen til e-conomic gør det muligt at automatisere og strukturere bogførings- og faktureringsprocesser på tværs af ordrer, betalinger, POS-salg og indløserafstemning. Artiklen fungerer som dokumentation for, hvad vi kan med en integration til e-conomic, og hvilke funktioner der kan aktiveres afhængigt af behov og opsætning.

Bemærk: Tilgængeligheden af funktioner afhænger af, hvilken systemkategori der integreres til i systemet.

Integrationen gør det muligt at:

Fakturahåndtering og ordreflow

• Opret faktura: Med integrationen kan modtagne ordrer oprettes direkte som fakturaer i økonomisystemet. Dette sikrer en automatiseret og ensartet håndtering fra ordre til faktura.
• Håndter kreditnota: Med integrationen kan kreditnotaer fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes og behandles automatisk i økonomisystemet. Dette sikrer korrekt kreditering af bogført omsætning og moms.
• Synkroniser efter ordrestadie: Med integrationen kan håndteringen af fakturaer differentieres baseret på ordrestadiet i webshoppen. Dette gør det muligt at styre, hvornår og hvordan ordrer synkroniseres og behandles.
• Send faktura-mail: Med integrationen er det muligt automatisk at sende en faktura-mail baseret på den faktura, der oprettes. Afsendelse af faktura-mail kræver, at fakturaen er automatisk bogført. Fakturaen vedhæftes og sendes direkte til kunden for en effektiv og ensartet udsendelse.
• Bogfør fakturaer automatisk: Med integrationen er det muligt automatisk at bogføre fakturaer, når de oprettes. Dette sikrer en effektiv proces og reducerer behovet for manuel håndtering.
• Opdater ordrer/kreditnotaer: Med integrationen er det muligt at opdatere ordrer og kreditnotaer, så længe fakturaen eller kreditnotaen endnu ikke er bogført. Dette giver fleksibilitet ved ændringer, inden den endelige bogføring sker.
• Overfør ordrekommentar: Med integrationen kan kommentarer fra den modtagne ordre overføres til et felt på fakturaen. Dette sikrer, at relevante bemærkninger følger med fra ordre til faktura.
• Vælg faktura-layout: Med integrationen er det muligt at vælge, hvilket fakturalayout der skal anvendes ved oprettelse af fakturaer. Dette sikrer, at fakturaerne følger virksomhedens ønskede opsætning og visuelle udtryk.

Kunder og kundetyper

• Opret kunder: Med integrationen kan kunder fra modtagne ordrer eller abonnementsfornyelser oprettes automatisk i økonomisystemet. Kunder kan enten oprettes individuelt eller samles på én fælles kunde.
• Håndter B2B-håndtering: Med integrationen er det muligt automatisk at behandle kunder som enten B2B eller B2C afhængigt af, om der aflæses et CVR-nummer på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer korrekt momshåndtering og kundetype.
• Håndter EAN-håndtering (OIOUBL): Med integrationen er det muligt at behandle kunder som EAN-kunder i henhold til OIOUBL-standarden, hvis der aflæses et EAN-nummer på den modtagne ordre. Dette sikrer korrekt fakturering til offentlige og EAN-baserede modtagere.

Moms, valuta og internationalt salg

• Håndter OSS (One Stop Shop): Gør det muligt at håndtere og indberette moms for B2C-salg til private kunder i andre EU-lande via én samlet momsindberetning. Via integrationen kan OSS understøttes ved korrekt håndtering af momssatser baseret på kundens leveringsland samt korrekt rapporteringsgrundlag, så transaktioner kan afstemmes og indgå i virksomhedens OSS-indberetning.
• Håndter salg til udlandet: Med integrationen er det muligt at håndtere salg til kunder i udlandet. Dette sikrer korrekt behandling af moms og salgsdata baseret på kundens land.
• Understøt valuta: Med integrationen understøttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskellige valutaer. Valutaen fra den modtagne ordre overføres til fakturaen eller bogføringen og sikrer korrekt behandling i økonomisystemet.
• Håndter periodisering: Med integrationen er det muligt at periodisere indtægter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer, at omsætningen fordeles korrekt over den relevante periode i økonomisystemet.

Linje- og beløbshåndtering

• Styr omsætningskonti: Med integrationen er det muligt at styre, hvilke omsætningskonti der anvendes ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Kontovalget kan baseres på f.eks. produkter, varegrupper eller andre data fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Håndter fragthåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere fragt som en separat linje ved oprettelse af fakturaer eller bogføringslinjer. Fragt kan placeres på en specifik konto (via fragt-produkt) og behandles uafhængigt af øvrige varelinjer.
• Fjern linje for fri fragt: Med integrationen er det muligt automatisk at fjerne fragtlinjer fra ordren, hvis der er tale om fri fragt. Dette sikrer, at der ikke oprettes unødige linjer på fakturaen eller i bogføringen.
• Håndter rabathåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere rabatter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse korrekt på fakturaen eller i bogføringen. Rabatter kan både behandles som en procentrabat på en vare eller som en rabatlinje i fritekst, hvor integrationen automatisk tildeler et varenummer. Dette sikrer korrekt håndtering af beløb og moms.
• Håndter gebyrhåndtering: Med integrationen er det muligt at håndtere gebyrer fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse som separate linjer på fakturaen eller i bogføringen. Gebyrer kan tildeles et specifikt varenummer og bogføres på en ønsket konto.
• Håndter øredifferencer: Med integrationen kan øredifferencer, der opstår ved validering af totaler, håndteres automatisk ud fra foruddefinerede indstillinger. Ved differencer kan fakturaen oprettes som kladde, fejlen ignoreres inden for en angivet tolerance, eller der kan oprettes en korrektionslinje, som udligner differencen inden for en fastsat tolerance. Differencerne opstår typisk som følge af genberegning af værdier i modtagersystemet.
• Angiv standard-varenummer: Med integrationen er det muligt at angive et standard varenummer som fallback til varer uden varenummer. Dette er generelt ikke anbefalet, men kan anvendes i særlige tilfælde, hvor der ikke kan angives varenummer på ordrelinjer.
• Opret produkter: Med integrationen kan produkter fra webshoppen eller abonnementssystemet oprettes automatisk i økonomisystemet. Det kontrolleres via varenummeret, om produktet allerede eksisterer. Det kan styres på feltniveau, hvilke oplysninger der må oprettes og opdateres.

Betaling og betalingshåndtering

• Anvend betalingsopsætning: Med integrationen er det muligt at definere betalingsbetingelser baseret på den betalingsmetode, der aflæses på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer, at fakturaen oprettes med korrekt betalingsopsætning.
• Registrer betaling: Med integrationen er det muligt automatisk at registrere betaling på fakturaer baseret på betalingsinformation fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse. Dette sikrer korrekt betalingsstatus uden manuel håndtering.
• Split på POS-ordrer: Med integrationen er det muligt at behandle POS-ordrer særskilt fra almindelige webshop-ordrer, selv hvis de modtages i samme format. Dette sikrer korrekt håndtering og bogføring af POS-salg.

Kassekladde

• Opret posteringer i kassekladde: Med integrationen kan ordrer og kreditnotaer modtages og oprettes direkte som posteringer i kassekladden. Dette sikrer en fleksibel håndtering af transaktioner uden oprettelse af fakturaer.
• Håndter OSS (kassekladde): Med integrationen kan OSS håndteres i kassekladden ved at sikre korrekt momshåndtering på posteringer baseret på kundens leveringsland. Dette danner grundlag for korrekt OSS-rapportering ved salg til private kunder i andre EU-lande.
• Bogfør automatisk (kassekladde): Med integrationen kan posteringer i kassekladden automatisk bogføres. Dette sikrer en effektiv proces og minimerer behovet for manuel bogføring.
• Styr omsætningskonti (kassekladde): Med integrationen kan det styres, hvilke omsætningskonti der anvendes ved oprettelse af posteringer i kassekladden.
• Håndter fragthåndtering (kassekladde): Med integrationen kan fragt håndteres som en separat postering i kassekladden. Fragt kan bogføres på en specifik konto og behandles uafhængigt af øvrige posteringer.
• Håndter rabathåndtering (kassekladde): Med integrationen kan rabatter fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse håndteres korrekt i kassekladden. Rabatter kan behandles som en reduktion på omsætningen eller som en separat postering, hvilket sikrer korrekt bogføring af beløb og moms.
• Håndter gebyrhåndtering (kassekladde): Med integrationen kan gebyrer fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse håndteres som separate posteringer i kassekladden. Gebyrer kan bogføres på en specifik konto og behandles uafhængigt af øvrige posteringer.
• Understøt valutaer (kassekladde): Med integrationen understøttes ordrer og abonnementsfornyelser i forskellige valutaer ved postering i kassekladden.
• Registrer betaling (kassekladde): Med integrationen kan betalinger registreres automatisk i kassekladden baseret på betalingsinformation fra den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Anvend betalingsopsætning (kassekladde): Med integrationen kan betalingsopsætning anvendes i kassekladden baseret på den betalingsmetode, der aflæses på den modtagne ordre eller abonnementsfornyelse.
• Håndter salg til udlandet (kassekladde): Med integrationen kan salg til udlandet håndteres korrekt i kassekladden baseret på kundens land.
• Opdater ordre/kreditnota (kassekladde): Med integrationen er det muligt at opdatere posteringer i kassekladden ved ændringer til en ordre eller kreditnota, så længe posteringen endnu ikke er bogført.

Dagens omsætning (POS)

• Opret dagens omsætning: Med integrationen kan dagens samlede omsætning modtages fra et POS-system og oprettes i økonomisystemet. Dette sikrer en effektiv og samlet registrering af dagens salg.
• Styr omsætningskonti (Dagens omsætning): Med integrationen kan det styres, hvilke omsætningskonti der anvendes ved bogføring af dagens omsætning fra et POS-system.
• Anvend betalingsopsætning (Dagens omsætning): Med integrationen kan flere forskellige betalingsmetoder håndteres ved bogføring af dagens omsætning. Betalingsmetoder kan opsættes og fordeles korrekt via betalingsopsætningen.

Indløser og afstemning

• Modtag settlements / udbetalingsrapport (indløser): Med integrationen kan settlements fra indløseren modtages og bogføres på en balancekonto. Dette anvendes til at holde overblik over, om udbetalinger for gennemført salg er modtaget.
• Anvend Paymatch (indløser): Med integrationen kan Paymatch anvendes som en udvidelse, der matcher udbetalingslinjer fra indløseren med tilhørende fakturaer. Dette sikrer på linjeniveau, at udbetalinger for salg er modtaget. Det skal afklares med IEX Support, om Paymatch kan leveres til den konkrete opsætning.
• Gruppér linjer (indløser): Med integrationen kan udbetalingslinjer fra indløseren grupperes og bogføres som en samlet pulje. Dette giver en mere overskuelig registrering af udbetalinger i regnskabet.
• Bogfør automatisk (indløser): Med integrationen kan posteringer fra indløseren automatisk bogføres på en balancekonto ved modtagelse af udbetalingsrapporten. Posteringerne kan ikke føres som omsætning på en omsætningskonto.

Integrationen til e-conomic understøtter dermed hele værdikæden fra ordre til bogføring, betaling og afstemning. Det skaber en effektiv, automatiseret og skalerbar økonomiproces med høj datakvalitet og reduceret manuelt arbejde.

Forbindelsesmetode

e-conomic forbindes til IEX via Visma Connect login. I IEX-platformen findes en knap til at oprette forbindelse, som fører dig videre til godkendelse.