En hyppig advarsel i loggen er: "Error in totals validation"

Denne advarsel betyder, der er en difference i ordre- og/eller moms-totalerne imellem webshopsordren og fakturaen/ordren i regnskabet.

Som en sikkerhedsforanstaltning, validerer integrationen totalerne imellem webshop og regnskab for at sikre, at beløberne stemmer, før fakturaen bogføres.

Hvis der er en forskel imellem beløberne på ordretotalen eller momstotalen, så vil integrationen undlade at bogføre fakturaen, og i stedet oprette den som fakturakladde.

Der kan være flere forskellige årsager til, der opstår en difference.

For at undersøge, hvad der forårsager differencen, bør du holde beløberne på webshop-ordren op imod fakturaen/ordren i regnskabet for at finde frem til, hvordan de adskiller sig fra hinanden.

Herunder er typiske årsager til differencer samt løsningsmuligheder beskrevet:
​
Overordnet er det vigtigt at forstå, at beløberne fra webshop-ordren ikke blot kan føres direkte over i det tilsvarende felt i regnskabet, men at moms og rabatter skal genberegnes i regnskabet ud fra de momsregler mv. der er opsat.

Hvordan genkendes denne difference?

Den enkelte vare er pålagt moms på fakturaen/ordren i regnskabet, hvorfor den på fakturalinjen har en højere pris end på tilsvarende ordrelinje på webshop-ordren.

Årsag til difference:

Webshop-ordren angiver ikke, der er opkrævet moms for en vare, fordi momsen er inkluderet i varens pris. Fordi varen er oprettet i en momspligtig gruppe i regnskabet, bliver der pålagt moms oveni prisen, da integration behandler prisen som ekskl. moms.

Differencen opstår, fordi der ikke er opsat en decideret momshåndtering i webshoppen, der påregner momsen til ekskl. moms-prisen på ordren.

​Løsninger:

Denne fejl kan løses på tre måder:
​

1) Aktiver moms i webshoppen og opsæt momssatser. Fjern momsen fra samtlige varers pris i webshoppen. Herefter vil der automatisk blive pålagt moms på fremtidige ordrer i webshoppen. Selvom der kan være meget arbejde forbundet med dette, er det i de fleste tilfælde den bedste løsning - især ift. international skalering af din forretning.
​Bemærk: afsluttede ordrer i de fleste webshops ikke kan genberegnes automatisk ift. ny momsopsætning, da salget til kunden allerede er afsluttet.

2) På de fleste IEX webshop-moduler kan der i indstillingerne angives, at priserne er indtastet inklusiv moms i webshoppen, så integrationen ved den skal indregne moms i beløberne. Dog skal der stadig være opsat momssatser i webshoppen, så integrationen kan aflæse, hvilke momssatser der skal anvendes.

3) Flyt varen til en ikke-momspligtig gruppe i regnskabet, hvis der ikke skal påregnes moms af salget.

Hvordan genkendes denne difference?

Rabatsatsen, der oftest er angivet i hele tal på webshopordren, har et andet beløb (ofte med skæve decimaler) på fakturaen/ordren i regnskabet.
(IEX support vil ofte kalde dette en øredifference)

Årsag til difference:

I webshoppen er der givet en rabat i et fast beløb. I regnskabet skal denne rabat håndteres via en procentsats. Rabatten er derfor omregnet til en procentsats i webshoppen, hvor der er tilladt flere decimaler, end der tillades på procentsatsen i regnskabet. Procentsatsen er derfor afrundet, før rabatbeløbet genberegnes på fakturaen/ordren i regnskabet, og der opstår derfor nogle ørers difference.

Eksempel:

Et produkt til en vejledende pris på 5899 kr er solgt med en rabat på 500 kr i webshoppen. Dette skal håndteres som en procentsats i regnskabet og webshoppen omregner rabatten til 8,476012883539582%. Denne rabat i procenter bliver rundet op til 8,48% i regnskabet, da regnskabet kun tillader 2 decimaler i procentsatsen.

Når rabatten genberegnes i regnskabet sker følgende regnestykke: (5899 kr./100) x 8,48 = 500,2352 kr.

Derfor opstår en difference på 0,2352 kr.

Jo højere prisen på varen er, desto højere bliver differencen.

Løsninger:

Denne fejl kan løses på to måder:

1) Under indstillingerne for dit regnskab i IEX, kan du aktivere en funktionalitet kaldet "Øreafrunding". Dette vil tilføje en fakturalinje, der tilskriver/fjerner forskellen på øreniveau.

Her skal du tilføje et varenummer (f.eks. diff), en beskrivelse til linjen (f.eks. øredifference) og en tolerance for, hvor stor forskellen må være (f.eks. 0,10 for 10 ørers tolerance).
Dette varenummer skal du manuelt oprette i regnskabet først i en ikke-momspligtig varegruppe.

2) Begræns, antal decimaler der kan anvendes i webshoppen til 2 decimaler.

Hvordan genkendes denne difference?

Der er påregnet moms i både webshop og regnskab, men momstotalen stemmer ikke imellem webshop og regnskab. På én eller flere ordrelinjer, er der en difference på øreniveau - typisk på 0,25, 0,50 eller 0,75 per ordrelinje.

​Årsag:
Der er ikke aktiveret brug af decimaler i webshoppen, hvorfor moms ikke opkræves korrekt i webshoppen.

Eksempel:

En vare er solgt til 105 kr ekskl. moms. i webshoppen. Webshoppen tillægger 25% moms. Der er ikke tilladt decimaler, så momsbeløbet afrundes til 26 kr.
Ordretotalen bliver 131 kr.

I regnskabet regnes momsen (korrekt) til 26,25 kr. og totalen på fakturaen lander på 131,25 kr., hvilket betyder en difference på 0,25 kr.
​
​Løsning:

Tillad 2 decimaler i prishåndteringen i webshoppen.

Bemærk, det er ikke en korrekt løsning at bruge øreafrundingsfunktionaliteten i IEX til at kompensere for dette, da der opkræves forkerte momsbeløber i webshoppen.

Hvordan genkendes denne difference?

Der er regnet moms ovenpå en hel ordre, hvori momsen allerede var indregnet.

Årsag:

Momsen er inkluderet i alle priser i webshoppen, men momshåndteringen er ikke sat op i webshoppen. Integrationen betragter priserne som værende ekskl. moms, hvorfor momsen pålægges i regnskabet (fordi varerne ligger i en momspligtig gruppe).

Løsninger:

Denne fejl kan løses på to måder:

​1) Aktiver moms i webshoppen og opsæt momssatser. Fjern momsen fra samtlige varers pris i webshoppen. Herefter vil der automatisk blive pålagt moms på fremtidige ordrer i webshoppen. Selvom der kan være meget arbejde forbundet med dette, er det i de fleste tilfælde er dette den bedste løsning - især ift. international skalering af din forretning. Bemærk, at afsluttede ordrer i de fleste webshops ikke kan genberegnes automatisk, da salget til kunden allerede er afsluttet.

2) På de fleste IEX webshop-moduler kan der i indstillingerne angives, at priserne er indtastet inklusiv moms i webshoppen, så integrationen ved den skal indregne moms i beløberne. Dog skal der stadig være opsat momssatser i webshoppen, så integrationen kan aflæse, hvilke momssatser der skal anvendes.

Søgeord til artikel: Totals does not match, øredifference